Rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP thành công nhưng điều đó đã khai thác hết lợi ích của ERP hay chưa? Bài viết dưới đây sẽ đưa ra cách thức sử dụng tận dụng toàn bộ lợi ích của ERP một cách tốt nhất.
1. Phần mềm ERP là gì?
• Enterprise: Là doanh nghiệp sử dụng hệ thống phần mềm để quản lý.
• Resource: Là tài nguyên trong doanh nghiệp. Những tài sản tồn tại trong hay liên quan đến công ty có sẵn hay những giá trị được tạo ra hàng ngày. Nhân viên hay nhà quản lý cũng được xem là tài nguyên vô cùng quan trọng của công ty.
• Planning: Là hoạch định, nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.
Như vậy, ERP chính là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Đây là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quảng lý doanh nghiệp: hoạt động kinh doanh, thu thập thông tin, lưu trữ và phân tích. Một bộ phận tích hợp bao gồm nhiều công cụ: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ giao hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toàn phù hợp với công ty lớn.
Thế thì phần mềm ERP là gì? Đó là một hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên, quản lý xây dựng quy trình chuẩn tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A đến Z. Hệ thống tài nguyên phát triển, sức mạnh doanh nghiệp sẽ tăng.
2. Phần mềm ERP ở Việt Nam
• Các phần mềm ERP nước ngoài: Các phần mềm này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý đạt chuẩn nhưng giá cao và nhiều phần chưa phù hợp với tình hình các doanh nghiệp trong nước.
• Các phần mềm ERP trong nước: Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP trong nước với nhiều năm kinh nghiệm và ứng dụng được công nghệ cao từ nước ngoài. Hơn hết, các phần mềm này thuần Việt nên có chi phí hợp lý và phù hợp với chuẩn mực kế toán trong nước.
3. Cách sử dụng các phần mềm ERP ở Việt Nam
• Xác định rõ nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng đầu tư của doanh nghiệp mình: Vấn đề đầu tiên doanh nghiệp cần tìm hiểu đó chính là xác định rõ nhu cầu, nghiệp vụ và khả năng đầu tư. Điều này giúp doanh nghiệp vẽ ra được phần mềm như thế nào sẽ phù hợp nhất và tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác việc về doanh nghiệp cũng chính là tiền đề để có thể triển khai tốt ERP sau này.
• Lựa chọn nhà cung cấp: Khi tìm hiểu xong nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp thì việc lựa chọn sản phẩm và nhà cung cấp sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Chọn được sản phẩm với giá cả phù hợp và nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ là bước tiến lớn trong kế hoạch triển khai phần mềm quản lý ERP cho doanh nghiệp.
• Triển khai dự án: Dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước cơ bản sau sẽ giúp một dự án triển khai phần mềm ERP thành công là:
• Chuẩn bị dự án ERP: Doanh nghiệp nào cũng muốn tìm được một giải pháp ERP chuẩn nhất nên hãy yêu cầu nhà cung cấp đưa ra nhiều sự lựa chọn về giá cả cũng như chức năng hoạt động. Đồng thời hãy tạo thái độ tin cậy, thiện chí để làm việc với nhà cung cấp để quá trình diễn ra thuận lợi cho đôi bên.
• Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP: Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.
• Phân tích dự án ERP: Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.
• Thực hiên dự án ERP: Giai đoạn này nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.
• Xác nhận dự dán ERP: Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
• Triển khai hệ thống ERP: Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.
Tuy nhiên doanh nghiệp không hề biết rằng 80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án ERP không thành công là do khâu tư vấn chưa tốt. Nhưng ở nước ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm.
Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp cho các DN lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam. Đáng tiếc là nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn.
• Sau khi triển khai dự án: Thị trường luôn thay đổi do đó ảnh hưởng đến doanh nghiệp là điều không thể tránh. Chính vì vậy việc triển khai ERP cũng luôn phải cập nhật theo sự phát triển của doanh nghiệp để đạt được nhiều lợi ích nhất trong việc quản lý. Do vậy, việc lựa chọn một nhà cung cấp có dịch vụ bảo hành – bảo trì là điều vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Xem thêm:
>> Giá phần mềm quản lý doanh nghiệp là bao nhiêu?
>> Có nên dùng phần mềm ERP mã nguồn mở miễn phí?
>> Tổng hợp ưu nhược điểm của phần mềm ERP MISA
