Các cuộc họp là một trong những phương tiện tuyệt vời để tổng hợp ý kiến, phát triển các ý tưởng và quản lý các hoạt động nhóm, tuy nhiên việc trao đổi với các thành viên có thể dễ dàng thất bại nếu không có sự chuẩn bị và hướng dẫn đầy đủ.Tầm quan trọng của sự chuẩn bị
Để đảm bảo các thành viên tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, tiến hành cuộc họp của bạn bằng cách thiết kế thời điểm họp cho phép tất cả thành viên tham dự thời gian cần thiết để chuẩn bị.
Với thời điểm và địa điểm diễn ra cuộc họp, chuẩn bị trả lời tất cả các câu hỏi do các thành viên tham dự đặt ra. Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, đưa ra lịch trình cho cuộc họp, hoàn chỉnh tất cả các chi tiết lưu ý. Trong những chi tiết lưu ý này, tóm tắt công việc và mục tiêu dự định của cuộc họp, và chia sẻ với các thành viên tham dự. Điều này cho phép tất cả thành viên chuẩn bị và sẵn sàng tham gia cuộc họp nhằm giải quyết hiệu quả các vấn đề đặt ra.
Sự thành công của cuộc họp phụ thuộc nhiều vào khả năng trình bày của người chủ trì. Để làm tốt điều này, người chủ trì cuộc họp nên:
• Thống nhất lịch trình làm việc đến tất cả thành viên tham dự.
• Tiến hành thảo luận và khuyến khích tất cả các thành viên tham gia.
• Tốc độ công việc được tiến hành phù hợp – không quá nhanh hay qúa chậm.
• Tóm tắt việc thảo luận và những ý kiến đề xuất ở thời điểm kết thúc mỗi phần.
• Thông báo biên bản cuộc họp đến tất cả các thành viên tham dự.
Những hướng dẫn này sẽ giúp đảm bảo cuộc họp của bạn thành công và hiệu quả, song song bên cạnh đó còn có những hướng dẫn quan trọng khác bạn cần biết để đảm bảo chắc chắn cuộc họp và kỹ năng đàm phán của bạn là khả quan và sẵn sàng đệ trình lên Ban Giám đốc.
Chủ trì cuộc họp
Việc lựa chọn các thành viên tham dự là nhân tố đảm bảo cho sự thành công cuộc họp. Đảm bảo tất cả các thành viên tham dự có thể đóng góp và lựa chọn cách giải quyết vấn đề tốt nhất. Đảm bảo số thành viên tham gia tối đa là 12 người, tốt nhất là ít hơn, và đảm bảo các thành viên liên quan tham dự đầy đủ.
Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, tập trung chỉ đạo để đảm bảo các ý kiến và ý tưởng của các thành viên được lắng nghe bằng cách chỉ đạo cuộc họp để các cuộc thảo luận diễn ra một cách thuận tiện, và sẽ không có những tranh luận cá nhân khác giữa hai người. Khi thời gian cho mỗi vấn đề tranh luận sắp hết, bạn phải tìm cách dừng cuộc thảo luận lại, sau đó tổng kết các ý kiến một cách nhanh chóng và chuyển đổi qua các vấn đề khác theo lịch trình cuộc họp.
Khi một vấn đề được giải quyết hoặc được thông qua, làm rõ ai là người chịu trách nhiệm cho vấn đề này. Tổng kết những công việc được giải quyết và thể hiện trên biên bản cuộc họp.
Phát hành biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp ghi chép các quyết định và các công việc được thông qua. Điều quan trọng, các biên bản này là tài liệu tham khảo chuẩn bị cho các cuộc họp kế tiếp.
Cách thức phát hành biên bản cuộc họp phụ thuộc vào tầm quan trọng của vấn đề và ở đó việc ghi chép là quan trọng, vì vậy bạn cần các biên bản chi tiết cuộc họp. Trong trường hợp khác, biên bản họp có thể là danh sách liệt kê các quyết định được thông qua và người chịu trách nhiệm cho các quyết định đó. Tóm lại, các biên bản càng ngắn thì càng tốt miễn là các thông tin quan trọng được ghi chép đầy đủ – điều này giúp cho các biên bản được chuẩn bị và phân loại một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Nếu người chủ trì cuộc họp có thể phát hành biên bản sau 24 tiếng đồng hồ đặc biệt là nếu phát hành ngay trong ngày kết thúc cuộc họp, điều này tạo ấn tượng rất tốt.
Theo Diễn đàn doanh nghiệp
