Outsourcing và doanh nghiệp

Hơn chục năm trước, Eastman Kodak đã làm cả thế giới kinh doanh sửng sốt khi tuyên bố về khoản tiền 250 triệu đô la Mỹ mà công ty này chi trả cho dịch vụ outsourcing trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Kể từ đó, con số các thương vụ outsourcing đã tăng vọt, và cùng với đó là giá trị hợp đồng gia công cũng tăng lên chóng mặt. Theo một nghiên cứu mới đây, chi phí hàng năm cho outsourcing trên toàn thế giới đã trên 1 tỷ tỷ đô la.

Trong thế giới kinh doanh đầy cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, các công ty đang phải đối mặt với áp lực vô tiền khoáng hậu từ thị trường. Những kẻ sống sót và thịnh vượng trên thị trường chính là những kẻ biết kinh doanh bằng phương pháp hiệu quả hơn đối thủ giảm chi phí kinh doanh trong khi vẫn đảm bảo chất lượng cao của hàng hóa hay dịch vụ. Một trong những mô hình kinh doanh hiện đại giúp không ít doanh nghiệp thành công hiện nay chính là mô hình outsourcing.

Vậy outsourcing là gì? Outsourcing là hình thức chuyển một phần chức năng nhiệm vụ của công ty ra gia công bên ngoài (từ tiếng Anh: out – ngoài, source –nguồn) – những chức năng mà trước đây doanh nghiệp vẫn đảm nhận.

Ở Việt , khi nhắc đến từ này, rất nhiều người trong trong chúng ta thường nghĩ đến lĩnh vực gia công phần mềm hoặc lập trình. Tuy nhiên, trên thực tế, thuật ngữ này hiện diện trong nhiều lĩnh vực kinh doanh: kế toán, luật, nhân sự, công nghệ thông tin, dọn dẹp văn phòng/nhà ở (cleaning), logistic/vận tải…

Và nguyên tắc của outsourcing là: “tôi dành cho mình những công việc mà biết chắc sẽ thực hiện tốt hơn những người khác và chuyển giao cho bên thứ ba phần việc mà họ làm tốt hơn tôi và những người khác”.

Ở đây, chúng ta cần lưu ý đến hình thức thuê ngoài ngoại biên của các tập đoàn Tây Âu (trong trường hợp chuyển một phần công việc ra nước ngoài) và hình thức gia công bên ngoài doanh nghiệp nhưng ở trong lãnh thổ một quốc gia.

Thuê ngoài ngoại biên (offshore outsourcing)

Quan niệm đánh đồng outsourcing với lĩnh vực gia công phần mềm hay lập trình có lẽ xuất phát từ xu hướng di chuyển một phần việc làm của các doanh nghiệp tại các quốc gia phát triển sang các nước đang phát triển vào đầu thập niên 90.

Đây là khoảng thời gian mà các công ty phần mềm lớn ở Mỹ ồ ạt đổ bộ vào các quốc gia mới phát triển ở châu Á như Ấn Độ, Trung Quốc hay để tận dụng lợi thế chi phí nhân công rẻ nhằm tạo ra ưu thế cạnh tranh.

Nhiều tập đoàn lớn tại Mỹ đã xây dựng nhà máy, các trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm tại các quốc gia châu Á và đang ngày càng ăn nên làm ra do áp dụng thành công mô hình kinh doanh outsourcing. Quá trình này được gọi là thuê ngoài ngoại biên (offshore outsourcing), hay khái niệm outsource mà ta thường nghe nói đến.

Ví dụ điển hình cho cuộc đổ bộ đó là sự ra đời của khu công nghệ cao Bangalore thủ phủ bang Karnataka thuộc miền nam Ấn Độ, được mệnh danh là “thung lũng Silicon của Ấn Độ” địa điểm lý tưởng được các công ty phần mềm Tây Âu chọn lựa: IBM, Microsoft, Intel, Sun Microsystems, Dell, Cisco, Oracle…

Thậm chí, Reuters – một hãng truyền thông tên tuổi của Mỹ cũng đã chọn Bangalore làm đại bản doanh cho các họat động outsourcing nhằm thu thập thông tin tài chính của các công ty lớn trên thế giới.

Việc chuyển một phần công việc sang Ấn Độ đã giúp Reuters giảm được nhiều chi phí. Với mức lương chỉ bằng một phần năm so với mức trả cho các phóng viên ở New York , Reuters đã tiết kiệm được khoản tiền lương mà không phải cắt giảm nhân sự tại văn phòng chính.

Tuy nhiên, do giá nhân công trong lĩnh vực phần mềm tại Bangalore đang ngày càng tăng nhanh trong khi hạ tầng cơ sở tại khu vực này vẫn trong tình trạng yếu kém nên Bangalore không còn được ưa chuộng như trước nữa. Trung Quốc, Nga, Brazin, Việt Nam … đang trở thành những địa điểm hấp dẫn hơn nhờ giá nhân công rẻ hơn và chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Theo Global Services và hãng tư vấn đầu tư Tholons, Hà Nội và TP Hồ Chí Minh của Việt Nam đã được bình chọn là những điểm outsourcing mới nổi hấp dẫn nhất thế giới. Về mức hấp dẫn trong lĩnh vực outsourcing, TP Hồ Chí Minh chỉ đứng sau 4 thành phố của Ấn Độ và Cebu của Philippines .

Tại Việt Nam, phần lớn các công ty CNTT chủ yếu nhận gia công phần mềm cho nước ngoài và không ít trong số họ đã gặt hái được thành công như Digital Glass Egg, FPT, TMA Solutions…
Mới đây, Luxsoft đã mở văn phòng tại TP.HCM để thực hiện các dự án gia công phần mềm cho hãng Boeing.

Theo ông Đinh Lê Đạt, trưởng nhóm điều hành lập trình của Luxsoft tại Việt thì “Việt đang là địa điểm hấp dẫn cho các nhà đầu tư muốn sử dụng hình thức outsourcing. Mức tăng trưởng kinh tế khả quan, môi trường chính trị ổn định, giá nhân công rẻ…chính là những yếu tố tạo nên sức hấp dẫn đối với các nhà đầu tư. Hơn nữa, với vị trí chiến lược tại khu vực Đông Nam Á, Việt chính là địa điểm quan trọng để các nhà đầu tư tiến vào thị trường các nước lân cận.”

Ngoài các quốc gia châu Á, một số quốc gia Đông Âu khác cũng đang trở thành điểm đến lý tưởng cho các nhà sản xuất/dịch vụ Mỹ: Nga, CH Séc, hay các quốc gia Mỹ La tinh: ,

Outsourcing trong phạm vi lãnh thổ quốc gia

Ngoài công nghệ thông tin, outsourcing còn hiện diện trong nhiều lĩnh vực phổ biến khác.

Tại Mỹ, hơn hai triệu hợp đồng lao động của công dân Mỹ (bao gồm tuyển dụng, sa thải, trả lương, đào tạo nâng cao chuyên môn nghề nghiệp) được các công ty chuyên ngành quản trị nguồn nhân lực quản lý. Hình thức outsourcing ở Mỹ luôn tăng trưởng ở mức 30%/năm và cho phép khách hàng tiết kiệm tới 30% chi phí.

Các công ty chuyên cung cấp dịch vụ outsourcing như Exult được thành lập vào năm 1998 và hiện nay đang quản lý nhân sự cho BP và Unisys.

Thị trường outsourcing đang phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu. Nhiều công ty đã ăn nên làm ra trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hấp dẫn này: công ty cung cấp dịch vụ vệ sinh, bảo vệ tòa nhà, văn phòng, dịch vụ quản trị hệ thống mạng…Outsourcing đã làm nảy sinh ra nhiều nghề mới mà có thể các doanh nghiệp không muốn đưa vào danh sách các công việc toàn thời gian cố định.

Ở Việt Nam, hình thức outsourcing hiện đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Đối với các doanh nghiệp lớn, dịch vụ outsourcing phổ biến là dịch vụ dọn dẹp văn phòng, bảo vệ 24/24, vận chuyển văn phòng trọn gói…Các công ty nhỏ mới thành lập lại có xu hướng sử dụng dịch vụ outsourcing kế toán, báo cáo thuế, lắp đặt/quản trị mạng hoặc bảo trì máy tính/thiết bị văn phòng…

Trong lĩnh vực xuất bản, hình thức outsourcing khâu dịch thuật, biên tập cũng khá phổ biến. Mạng lước cộng tác viên dịch thuật đã giúp các nhà xuất bản tiết kiệm được không ít chi phí về quản lý nhân sự.
Xu hướng Payroll Outsourcing – xu hướng đang gia tăng tại Việt Nam
Vào giữa thập niên 90, hình thức payroll outsourcing (thuê các công ty bên ngoài thực hiện chế độ trả lương cho nhân viên) xuất hiện tại các công ty, tập đoàn đa quốc gia và sau đó lan rộng ra tới các doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ.

Nếu như trước đây, các doanh nghiệp nước ngoài thích sử dụng dịch vụ này của các ngân hàng thì bây giờ, các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng dịch vụ của các công ty săn đầu người hoặc tư vấn nhân sự.

Tại TP.HCM, có thể nói hầu hết các công ty cung cấp dịch vụ tư vấn nhân sự hoặc săn đầu người đều có kiêm thêm công đoạn này, mặc dù trên các web site của họ không thấy công bố thông tin về dịch vụ trả lương.

Theo ông Huỳnh Minh Quân, giám đốc công ty tư vấn nhân sự Nhân Việt (đơn vị sở hữu trang web săn đầu người cao cấp www.VIPdatabase.com), cho biết “Đây là một công việc không quá khó nhưng đòi hỏi uy tín cũng như sự chuyên nghiệp, chính xác, cẩn thận từ nhà cung cấp dịch vụ, vì thế, trong lĩnh vực này, các công ty tư vấn nhân sự có ưu thế rất lớn. Họ chính là những đơn vị hơn ai hết hiểu rõ tầm quan trọng của việc tư vấn về nhân sự, bao gồm từ khâu tuyển chọn nhân sự, trả lương, luân chuyển vị trí làm việc cho đến khâu đánh giá chất lượng công việc…

Vì thế, khi sử dụng dịch vụ này từ các công ty tư vấn nhân sự, các doanh nghiệp khách hàng thường cảm thấy yên tâm hơn. Ngoài ra, trong quá trình cung cấp dịch vụ này, chúng tôi còn tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng bằng cách tư vấn, hỗ trợ họ trong nhiều vấn đề khác như tư vấn bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, đánh giá nhân sự….”
Lợi ích từ outsourcing

Trong một cuốn sách mới nhất của mình có tựa đề “Quản lý xã hội kế tiếp” (Managing in The Next Society; NXB Truman Talley Books, 2002), cố tác giả Peter Drucker cho rằng, trong thời gian tới, đại đa số các doanh nghiệp sẽ phải đón nhận tình huống khi 40% nhân viên của họ sẽ làm việc theo hình thức không thường xuyên.

Nhưng điều thú vị nhất không phải là số lượng hay quy mô thương vụ mà là tính chất của hình thức này. Mặc dù một số nhà lãnh đạo cho đến nay sử dụng outsourcing nhằm cắt giảm chi phí nhân sự nhưng phần lớn họ lại có xu hướng nhắm đến cách tiếp cận phức tạp khác. Nhiều công ty sử dụng outsourcing nhằm tiếp nhận các kỹ năng cạnh tranh, nâng cao khả năng phục vụ và phản ứng đối với nhu cầu hay thay đổi của kinh doanh.

Lợi ích mà outsourcing mang lại cho các doanh nghiệp là không nhỏ. Tuy nhiên, trước khi sử dụng dịch vụ này, các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc chọn lựa đối tác hợp tác. Một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí trong khi vẫn đảm bảo chất lượng công việc trong dài hạn.

Lợi ích từ outsourcing

•Tiết kiệm chi phí. Chi phí cho dịch vụ outsourcing thường thấp hơn so với chi phí xây dựng một cơ cấu làm việc trong doanh nghiệp. Bạn sẽ phải trả thêm khỏan thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, đó là chưa kể các khỏan tiền đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.
•Tiết kiệm chỗ ngồi làm việc. Việc tạo dựng cơ cấu tổ chức nhân sự làm việc tòan phần trong doanh nghiệp đòi hỏi bạn phải có đủ diện tích văn phòng, các trang thiết bị làm việc (bàn ghế, máy tính, máy fax, văn phòng phẩm, nước uống…)
•Đảm bảo công việc luôn được vận hành. Nhân viên làm việc tòan thời gian của bạn có quyền lợi nghỉ phép, nghỉ ốm, trong khi bạn cần đảm bảo khối lượng công việc được liên thông. Bên nhận dịch vụ outsourcing của bạn đảm bảo công việc luôn luôn được vận hành.
•Tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng. Hình thức gia công bên ngoài giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian đồng thời đảm bảo chất lượng.