>> Đọc [Phần 1] MISA đã triển khai quản lý chất lượng như thế nào?
>> Đọc [Phần 2] Bí quyết để quy trình “sống” được trong doanh nghiệp
Đối với startup từ 5-10 người thì cũng vẫn cần quy trình, như MISA cũng xây dựng quy trình ngay từ khi khởi nghiệp.
Tất nhiên một doanh nghiệp quy mô từ 5-7 người thì không nhất thiết phải tham gia vào đánh giá lấy chứng chỉ. Như tôi đã từng nói, nhu cầu về xây dựng tài liệu và quy trình là một nhu cầu rất tự nhiên của bất kể một tổ chức nào muốn duy trì chất lượng, muốn phát triển.
ISO 9000 chính là kinh nghiệm tốt nhất từ các tổ chức đúc kết ra, nếu anh muốn một hệ thống hoàn chỉnh 100% thì anh phải làm và tuân thủ theo nhiều tiêu chí. Nếu anh muốn khách hàng thừa nhận anh là người thực sự xứng tầm thì anh phải mời tổ chức đến đánh giá lấy chứng chỉ. Còn đối với những doanh nghiệp nhỏ, anh phải xây dựng quy trình, tài liệu vì việc đó giúp cho anh lớn mạnh.
Khi quy mô của anh nhỏ, anh có thể đọc về ISO, có thể đưa vào những quy trình cốt lõi thôi và dùng cái ngôn ngữ, cách viết quy trình của họ để viết theo. Đến lúc lớn mạnh, anh đã có một bộ quy trình tương đối đầy đủ, thì khi đó muốn chuyển sang làm ISO cũng không quá khó khăn. Như MISA, thực ra quá trình chuyển đổi thuận lợi, vì mọi người cũng đã quen với việc viết tài liệu, quy trình rồi.
Thông thường ở Việt Nam, các doanh nghiệp muốn lấy được chứng chỉ ISO 9000 sẽ phải mất hàng năm trời và mất rất nhiều kinh phí để thuê một đơn vị tư vấn về làm. Còn MISA thì không cần bất cứ đơn vị tư vấn nào mà tự đọc hiểu hệ thống ISO, tự mình viết, xong rồi mời đối tác đến đánh giá. Mà MISA đánh giá một lần là Đạt ngay. Điều này luôn khiến đối tác ngạc nhiên vì bình thường, đánh giá một tổ chức phải 2-3 lần mới Đạt.
Tại vì khi triển khai, ISO đưa ra bao nhiêu tiêu chuẩn thì MISA sẽ gióng từng tiêu chuẩn đó để xem việc tuân thủ trong thực tế của mình là gì. Làm hết những việc đó xong là đầy đủ bằng chứng, đầy đủ tư liệu triển khai thực tế chứ không phải đối phó. Như vậy, thì mình vừa lấy được chứng chỉ, mà thực tế hệ thống của mình tốt hơn. MISA đã triển khai vì cần cái đó và nó giúp cho hệ thống càng thêm hoàn thiện.
Thực tế, có nhiều Giám đốc doanh nghiệp không thể rời khỏi công ty để đi công tác 5 – 10 ngày, thậm chí cũng không thể dám bỏ công việc để đi nghỉ mát… vì họ không viết tài liệu, không viết quy trình, cho nên ở nhà nhân viên không biết làm như thế nào cả, cái gì cũng phải hỏi sếp. Trong khi đó ở MISA, nhờ hệ thống quy trình quy định, ngày xưa tôi đi nước ngoài công tác cả tháng, ở nhà mọi người cứ việc của ai người ấy làm vì hệ thống đã viết rất là rõ.
Cho đến bây giờ, bất kể lãnh đạo nào của MISA, kể cả Tổng giám đốc hay các Phó tổng đốc mà nghỉ phép- nghỉ lễ – đi công tác hay đi nước ngoài vài tuần cũng không vấn đề gì.
Thời gian đầu, khi viết tài liệu tôi không có khó khăn gì vì bản chất việc viết tài liệu ấy là viết kinh nghiệm tốt nhất, mình làm thế nào mình cứ viết ra vậy thôi.
Từ thời đi học tôi đã có thói quen là hay viết bài cho đến khi lên đại học. Cái gì mình nghĩ mình cũng tập mình viết. Hoặc mình đọc sách thấy người ta viết câu từ nào, cái cách viết nào hay thì mình cũng ghi nhớ cái đó để mà mình viết lại. Bản chất những tài liệu về quy trình quy định, hệ thống quản lý chất lượng ấy không phải là một thứ xa lạ đối với doanh nghiệp. Hệ thống đó chỉ là ghi lại những gì mà mình đang làm mà mình thấy như thế là tốt nhất và mình muốn tất cả mọi người làm theo đúng cái cách tốt. Về mặt nguyên tắc, nếu ai có khả năng viết lách thì họ luôn viết được đúng cái gì mà mình đang làm.
Khi mà mới bắt đầu xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng, một tổ chức như MISA là tổ chức mà đã đã liên tục thay đổi từ khi thành lập rồi, mà mỗi khi thay đổi vẫn có một số rào cản, mặc dù nó không lớn. Như vậy, một tổ chức theo kiểu truyền thống ít thay đổi thì khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ kéo theo sự thay đổi rất lớn trong hệ thống. Trong đó, thường sẽ có khoảng 20% người tích cực, nhưng mà đâu đó có khi 30 – 40 – 50% người phản đối. Cái số phản đối đó làm cho các lãnh đạo sẽ chùn bước bởi vì họ đưa ra nhiều lý do như: đang làm việc hàng ngày nên bận như thế mà phải ngồi để viết tài liệu, hay là họ đưa vào tài liệu không phải là cái kinh nghiệm tốt nhất nên khi thực thi năng suất, sản phẩm còn kém hơn… để thuyết phục người lãnh đạo cao nhất là phải bỏ cuộc.
Vì vậy, việc triển khai cam kết của lãnh đạo là phải thực thi, tròn hay méo cũng phải thực thi, hôm nay chưa tốt thì ngày mai sẽ tốt, dứt khoát phải thực thi. Ông nào không thực thi phải kỷ luật!
Mà cũng không ai có thể ngay lập tức xây dựng được một hệ thống tốt. Hệ thống quản lý chất lượng như cái guồng quay, nó phải quay nhiều vòng. Nếu cứ tuân thủ, nó càng quay nó càng tốt. Còn nếu anh quay một vòng, xong anh bảo nó chưa tốt, rồi anh dừng lại luôn thì không bao giờ không bao giờ có thể xây dựng được, vận hành được.
>> Đọc [Phần 1] MISA đã triển khai quản lý chất lượng như thế nào?
>> Đọc [Phần 2] Bí quyết để quy trình “sống” được trong doanh nghiệp
Bài viết này nằm trong dự án MISA Inspirers – series nội dung chia sẻ bài học kinh nghiệm 30 năm khởi nghiệp & quản trị doanh nghiệp của MISA, giúp truyền cảm hứng cho thế hệ doanh nghiệp SMEs và Startups.
