Thời gian đầu gia nhập MISA, với vị trí  nhân viên Kinh doanh triển khai phần mềm kế toán cho Doanh nghiệp, tôi được trải nghiệm “hành trình mua sản phẩm của khách hàng cũng như một nhân viên bán hàng”. Phải nói rằng đây là một kinh nghiệm cực kỳ quý báu để thấu hiểu về công tác quản lý tài chính như thế nào cho phù hợp và hiệu quả. Cũng chính từ mối duyên này đã dẫn đến bước ngoặc “nghề nghiệp” của tôi: thuyên chuyển sang phụ trách về công tác Tài chính – Kế toán của MISA.

Vào giai đoạn thời bấy giờ, MISA cũng giống như bao doanh nghiệp khởi nghiệp khác: rất kẹt về nguồn tiền vì đa phần bán “nợ” phần mềm chưa thu ngay. Tức là, nhân viên đến tận nơi triển khai, khách hàng dùng tốt sản phẩm rồi mới trả tiền, thậm chí có trường hợp còn không trả. Một trong những thử thách đầu tiên đối với tôi là: Làm thế nào để đủ tiền chi tiêu cho các hoạt động thường xuyên và dự phòng ít nhất tối thiểu 05 tháng để chi dùng trong trường hợp bất khả kháng có thể xảy ra. 

Tại sao luồng tiền chủ động lại trở nên quan trọng với doanh nghiệp? Như Chủ tịch HĐQT Lữ Thành Long đã từng chia sẻ về lúc MISA mới khởi nghiệp, lãnh đạo rất đau đầu khi đến hạn trả lương: làm sao để xoay được tiền trả cho anh em? Đó cũng là vấn đề chung của nhiều doanh nghiệp khác. 

Nếu không có được luồng tiền chủ động, doanh nghiệp sẽ không có đủ tiền trả các chi phí thường niên như: lương, thuê nhà, điện nước… dẫn đến việc nhân viên mất niềm tin, mất tập trung vào công việc và công ty khó thu hút nhân tài. Không có tiền, công ty cũng sẽ khó mang đến được môi trường làm việc tốt cho anh em. 

Vậy làm thế nào để đạt được điều đó? 

Thứ nhất, doanh nghiệp cần phải lên Kế hoạch ngân sách hàng năm cụ thể, chi tiết cho từng đầu mục, hạng mục công việc. MISA hàng năm đều tiến hành lập Kế hoạch ngân sách: Dự kiến năm tới công ty sẽ phát triển thế nào? Tốc độ tăng trưởng ra sao? Đi kèm với điều đó là doanh thu dự kiến thế nào cho từng sản phẩm, loại hình bán. Để đạt được thì sẽ phải phát triển sản phẩm nào? thị trường là gì? nhân sự thế nào để đạt được kế hoạch đó? và tính toán các chi phí để thực hiện các kế hoạch trên để ra được bản Kế hoạch ngân sách hoàn thiện giao mục tiêu xuống cho từng bộ phận, thậm chí nhân viên cụ thể… Kế hoạch ngân sách có thể lập dài hơi cho 5 năm, 10 năm tương lai và hàng năm sẽ review lại đảm bảo không chỉ hoàn thành mục tiêu ngắn hạn mà còn đạt được mục tiêu dài hạn của công ty. 

Thứ hai, doanh nghiệp cần tổ chức giám sát, theo dõi việc thực hiện Kế hoạch ngân sách để đảm bảo theo sát mục tiêu đề ra: đánh giá kết quả hàng tuần/tháng/quý/năm nhằm tuyên dương các cá nhân, bộ phận làm tốt và có hành động, phương án kịp thời với những cá nhân/ bộ phận chưa tốt. Đặc biệt với hoạt động này sẽ giúp công ty có biệt pháp kịp thời cân đối, tối ưu được các chi phí chưa hiệu quả, giảm gánh nặng cho doanh nghiệp, đảm bảo nhắc nhở “sức khoẻ” về luồng tiền của doanh nghiệp.

Thứ ba, hàng tháng, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành lập Dự toán chi tiêu, Luồng tiền dựa trên Kế hoạch ngân sách năm và thực hiện đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh để chỉ ra những chỉ số tài chính chưa phù hợp cần cải thiện trong thời gian tới.

Mọi chi tiêu trong tháng sẽ được phê duyệt dựa trên cơ sở: đảm bảo tối thiểu hoạt động của doanh nghiệp tháng đó là “Hoà vốn”, không được phép “Lỗ”. “Lỗ” ở đây đồng nghĩa với việc ”Phá sản”.

Bộ phận tài chính – kế toán thì phải rà soát lại các khoản chi tiêu để đánh giá: khoản nào là thiết yếu, bắt buộc phải chi? khoản nào có thể tối ưu thậm chí là cắt giảm trong trường hợp kinh doanh đi xuống. Khi công ty bắt đầu rơi vào tình trạng khó khăn, ngay lập tức phải lên phương án (kịch bản): trường hợp tốt nhất, trường hợp bình thường và trường hợp xấu nhất thì Kế hoạch ngân sách sẽ thế nào? nguồn tiền dự trù ít nhất sẽ duy trì hoạt động của công ty trong bao lâu?.

Với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập thì người chủ doanh nghiệp vừa là chủ tài khoản, vừa là người chi, vừa là người thực hiện. Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng lên hàng trăm, hàng nghìn người thì khó bao quát được nữa. Bởi vậy, việc đầu tiên để xây dựng được hệ thống ổn định, rõ ràng và minh bạch thì sẽ cần:

Thứ nhất, cần xây dựng hệ thống quy trình/ quy định về mặt tài chính – kế toán một cách rõ ràng, có phân cấp, phân quyền để dễ dàng trong việc quản lý, thực thi và giám sát các hoạt động liên quan. Việc đầu tiên để xây dựng được hệ thống ổn định, rõ ràng và minh bạch là thiết lập được quy định, quy trình về mặt tài chính – kế toán một cách rõ ràng, có phân cấp, phân quyền để dễ dàng trong việc rà soát, đối chiếu.

Thứ hai, nguyên tắc bất di bất dịch của kế toán đó là tuân thủ: tuân thủ quy trình, quy định của công ty và của pháp luật. Trên cơ sở đó, mình sẽ tiến hành xây dựng các quy trình, quy định phù hợp và liên tục cập nhật để phù hợp với hiện tại của công ty mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định chung của Nhà nước.

Tôi đã từng nghe các câu chuyện kiểu: một nhóm chung nhau thành lập doanh nghiệp, ban đầu khi khó khăn thì rất đoàn kết, nhưng khi hoạt động được một thời gian thì nảy sinh nhiều bất đồng. Họ sẽ có những thắc mắc như: tiền của mình đi đâu, tại sao mình chỉ có lãi ngần này thôi, tại sao ông này được quyền chi như thế này, tại sao lại chi hết tiền của doanh nghiệp… Bởi vậy, việc phân rõ quy trình, quy định và thẩm quyền rõ ràng, minh bạch trong hệ thống là cái điều tiên quyết nên làm để loại bỏ mọi sự nghi ngờ, khó chịu lẫn nhau. Có như vậy, mọi người mới dốc lòng làm việc, cống hiến cho công ty.

Thứ ba, Trong quá trình hoạt động, người quản lý về tài chính – kế toán cũng cần có bản lĩnh, sự quyết đoán để đảm bảo những quy định, quy trình đã đồng thuận xây dựng ra sẽ được tuân thủ một cách nghiêm túc. Bản lĩnh không bị “ mua chuộc” vì lợi ích cá nhân mà ảnh hưởng đến tập thể. Bản lĩnh để yêu cầu tất cả các thành viên trong Công ty cần thực hiện đúng các quy trình/quy định của công ty và Nhà nước.

Tôi nghĩ rằng, một công ty muốn phát triển dài lâu thì việc minh bạch về tài chính là điều thiết yếu. Muốn minh bạch rõ ràng thì chúng ta cần đưa các quy trình/quy định vào để thực hiện. Đó là nền tảng cho công ty lớn mạnh hơn, không bị tắc nghẽn bởi các khâu trong hoạt động. Để hiệu quả, tối ưu nguồn lực, chi phí thì cần tự động hoá trong các hoạt động hàng ngày. 

Khi chưa có phần mềm hóa đơn điện tử MISA MeInvoice, mỗi ngày ở MISA phải ký đến cả chục quyển hóa đơn. Đến thời điểm bây giờ thì toàn bộ các khâu từ khi đặt mua hàng, xuất hóa đơn đến cấp giấy phép sử dụng cho khách hàng và cả những công tác liên quan như ghi nhận doanh số tính thưởng cho nhân viên kinh doanh, đánh giá KPIs… đều được ghi nhận trên Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS do công ty phát triển và hiện cũng đang triển khai cho hàng trăm ngàn doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp thường lo lắng việc đưa toàn bộ các chi phí vào trong phần mềm thì sẽ không kiểm soát được. Tuy nhiên, những lo lắng đó là không có căn cứ bởi việc áp dụng công nghệ vào quản trị tài chính kế toán giúp cho việc tự động hóa là xu thế và cực kỳ cần thiết. 

Để xây dựng được một hệ thống quản trị tài chính kế toán khỏe – là trụ đỡ vững vàng cho công ty phát triển thì không thể ngày một ngày hai, mà phải được gây dựng trong cả một quá trình. Những thành quả của MISA hiện nay đều phải trải qua rất nhiều tranh luận, thách thức, thay đổi… Nhưng trên hết vẫn là sự kiên trì, định hướng và đặc biệt là ý trí cũng như quyết tâm của người đứng đầu.

 Nguyễn Thị Ngoan – Giám đốc Tài chính, CTCP MISA