Trong giai đoạn cạnh tranh hiện nay, các tổ chức thường xuyên phải thay đổi, cải tổ, sát nhập, thay đổi cấu trúc, đổi mới sản phẩm. Tuy nhiên, các quá trình triển khai ấy thường gặp phải các khó khăn do thiếu phương pháp quản lý có hệ thống, dẫn đến sự thay đổi đột ngột, phát sinh các rủi ro không lường trước và tạo hiệu ứng ngược lại, kéo tổ chức tụt hậu so với trước đó, thậm chí có tổ chức còn bị phá sản chính vì sự thay đổi không phù hợp này. Vậy làm thế nào để có một giải pháp đối phó với tình huống như vậy? Chúng tôi đề xuất một góc nhìn về “vai trò của quản lý dự án trong quản trị chiến lược toàn diện” giúp các tổ chức hệ thống hóa lại các phương pháp quản lý, đưa ra các bước triển khai chiến lược trong thực tế, giải quyết được phần nào các bế tắc thường gặp trong việc quản lý tổ chức.Bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại hai dạng công việc. Một là khởi tạo công việc, sản phẩm, dịch vụ và hai là duy trì, vận hành công việc, sản phẩm, dịch vụ đó. Ví dụ một tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ đông lạnh cho trái cây, thực phẩm, hải sản, để có thể cung cấp dịch vụ đó, họ cần phải tạo ra công nghệ tự động để bảo quản hàng hóa ở nhiệt độ -20oC, quy trình phục vụ khách hàng, quy trình bốc dỡ hàng, v.v. Sau khi đã tạo ra được đầy đủ quy trình, công nghệ, công cụ và phương tiện để phục vụ khách hàng, họ phải duy trì dịch vụ đó. Như vậy ban đầu là tạo lập, sau đó là duy trì. Sau một thời gian, sản phẩm dịch vụ của họ bị đe dọa bởi sự cạnh tranh của đối thủ hay sự không hài lòng của khách hàng, họ buộc phải thay đổi. Chính khi nảy sinh ra ý định thay đổi, đó là lúc bắt đầu của việc tạo lập một đối tượng mới, một sản phẩm, dịch vụ, kết quả mới. Và sau đó lại tiếp tục duy trì nó.
Như vậy việc tạo lập và duy trì là hai việc tồn tại trong suốt vòng đời của một tổ chức. Hai điều này sẽ dừng lại khi tổ chức quyết định chấm dứt hoạt động của chính bản thân nó. Tạo lập và duy trì, rồi tạo lập và duy trì, công việc ấy cứ tiếp tục mãi. Quản lý chiến lược chính là việc cân bằng giữa việc tạo lập và duy trì. Một chiến lược gia giỏi là người phải trả lời được câu hỏi sau một cách chính xác. Tạo lập cái gì? Bằng cách nào? Khi nào? Duy trì ra sao? Và cải tiến như thế nào?
Việc tạo lập được thể hiện thông qua vai trò của quản lý dự án. Dự án là công việc có thời hạn nhất định được thực hiện để tạo ra kết quả, sản phẩm, dịch vụ. Quản lý dự án chính là dùng các công cụ, kỹ thuật, nguồn lực, kỹ năng, v.v. để đạt được mục tiêu của dự án. Trong giai đoạn này, tổ chức có thể áp dụng các chuẩn mực về quản lý dự án như: PMI, Prince2, v.v. Trong đó các quy trình công cụ quản lý dự án nền tảng có thể tìm thấy trong chuẩn mực PMBOK 4th của PMI. Quản lý dự án được thực hiện trên một dự án cụ thể. Quản lý chương trình được thực hiện trên nhiều dự án có liên hệ nhau nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Quản lý danh mục đầu tư bao gồm toàn bộ các dự án và chương trình có trong tổ chức. Việc phân chia giữa dự án và chương trình không có một quy định cụ thể nào. Vấn đề được xử lý dựa trên quan niệm của tổ chức, quy mô của chương trình, dự án, mức độ phức tạp của mục tiêu cần giải quyết.
Duy trì được thực hiện thông qua quản lý vận hành. Duy trì nhằm đảm bảo việc tuân thủ theo các quy trình, hướng dẫn đã thiết lập và đảm bảo được chất lượng đầu ra của sản phẩm, dịch vụ. Giai đoạn vận hành sản phẩm, dịch vụ là giai đoạn sử dụng kết quả từ giai đoạn thực hiện dự án, đưa vào khai thác, sử dụng, phục vụ khách hàng. Đây chính là giai đoạn sản phẩm thực sự đến tay khách hàng, và cần phải có những phương pháp quản lý nhằm sử dụng đúng, hạn chế lỗi xảy ra.
Rất nhiều doanh nghiệp thích cải tiến nhanh chóng và đột phá ngay tại giai đoạn duy trì sản phẩm. Họ thử và sai ngay trong quá trình chuyển giao sản phẩm đến với khách hàng. Đây là một sai lầm lớn thường hay gặp ở các tổ chức, và nhiều tổ chức thất bại cũng chính vì quan điểm này. Vì thế, việc áp dụng các phương pháp quản lý cần phải được cân nhắc và sử dụng phù hợp nhằm đảm bảo đưa đến khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất. Tuân thủ các tiêu chuẩn và mô hình quản lý một cách đúng đắn sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn. Ở góc độ duy trì sản phẩm, dịch vụ tổ chức cần phải tách biệt với việc cải tiến và tạo ra sản phẩm dịch vụ mới. Việc cải tiến trong quá trình duy trì sản phẩm, dịch vụ nên được hiểu là cải tiến nhỏ, mang tính chất tịnh tiến, dần dần. Những cải tiến lớn mang tính chất đột phá nên chuyển sang quá trình sáng tạo thiết lập mục tiêu và dùng phương pháp quản lý dự án để quản lý.
Vì thế, quản lý dự án là một phần không thể thiếu trong quản lý chiến lược toàn diện. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần trang bị cho ban lãnh đạo, đội ngũ điều hành trong tổ chức những công cụ, phương pháp về quản lý dự án nhằm thực hiện các mục tiêu, sự cải tiến, và sự thay đổi trong tổ chức. Bất kỳ một mục tiêu, thay đổi, cải tiến lớn nào trong tổ chức đều khó có thể hiện thực thành công nếu thiếu vai trò của quản lý dự án.
TS. Quang Tùng Minh – Viện FMIT
Theo www.saga.vn
