Doanh nghiệp và bảo mật thông tin

Mỗi công ty đều có thông tin mật theo ngành nghề riêng của mình. Đó là những thông tin có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty nếu các đối thủ cạnh tranh cố ý hoặc tình cờ khám phá được. Có nhiều nguồn mà theo đó thông tin mật về kinh doanh có thể bị rò rỉ cho các đối thủ cạnh tranh và một trong những nguồn rò rỉ thông tin khó quản lý nhất là từ các nhân viên cũ.

Về nguyên tắc, khi một nhân viên và công ty ký hợp đồng lao động, mối quan hệ lao động giữa hai bên phát sinh. Tuy nhiên, khi hợp đồng lao động chấm dứt, mối quan hệ lao động giữa công ty và nhân viên kết thúc, mối quan hệ giữa hai bên (nếu có) sẽ thuần túy là mối quan hệ dân sự và được điều chỉnh theo luật dân sự Việt Nam. Trong tình huống như vậy, làm sao doanh nghiệp có thể bảo vệ thông tin mật của mình? Dưới đây là bốn bước doanh nghiệp có thể thực hiện để giảm bớt thiệt hại.

Điều 85, Bộ luật Lao động Việt Nam quy định rằng, nhân viên làm việc tại một doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ và kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nếu nhân viên vi phạm hành vi tiết lộ bí mật công nghệ và kinh doanh, nhân viên đó sẽ chịu hình thức kỷ luật là sa thải.

Ngoài ra, điều 129.5 của bộ luật trên cũng quy định nhân viên có năng lực về kỹ thuật và kỹ năng chuyên môn cao mà tiết lộ bí mật công nghệ và kinh doanh phải chịu trách nhiệm về việc bồi thường cho các thiệt hại đã gánh chịu.

Do vậy, bước đầu tiên trong kế hoạch bảo vệ thông tin hiệu quả là yêu cầu từng nhân viên vào thời điểm tuyển dụng (hoặc vào thời điểm nhân viên đó thay đổi vị trí công tác và trong cương vị mới, sẽ phải truy cập thông tin mật) ký kết thỏa thuận không tiết lộ, còn được gọi là NDA (Non – disclosure aqreement).

Thỏa thuận NDA là một hợp đồng hợp pháp, xác định thông tin mật và thông qua đó các bên đồng ý không tiết lộ thông tin được xác định theo thỏa thuận cho các bên thứ ba. Thỏa thuận NDA như là hình thức thỏa thuận không cạnh tranh, trong một số phương diện, tạo nên một mức độ bảo vệ chặt chẽ cho người sử dụng lao động. Trong khi thỏa thuận không cạnh tranh (nếu có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam) phải được giới hạn về thời gian và địa lý, thì thỏa thuận NDA có thể bao gồm phạm vi rất rộng.

Việc ký thỏa thuận không cạnh tranh cũng là một chọn lựa khác đối với công ty bạn nếu công ty mẹ ở nước ngoài kiên quyết yêu cầu thực hiện. Thỏa thuận không cạnh tranh chỉ là một hợp đồng thỏa thuận theo đó nhân viên đồng ý không theo đuổi ngành hoặc nghề cạnh tranh với người sử dụng lao động hiện thời của mình. Đối với các doanh nghiệp vốn nước ngoài, quyền lợi hàng đầu là mối quan hệ của họ với các khách hàng. Bên cạnh đó, những loại quyền lợi khác có thể được bảo vệ gồm bí mật kinh doanh, thông tin về sản phẩm (chẳng hạn như các công thức, thành phần), thông tin giá cả và tài sản vô hình của doanh nghiệp.

Hiện nay trong khi thỏa thuận không cạnh tranh nói chung có giá trị pháp lý và có thể được thi hành tại hầu hết các quốc gia, thì luật pháp và tòa án Việt Nam chưa công nhận loại thỏa thuận hạn chế kinh doanh này. Vì vậy, việc ký thỏa thuận không cạnh tranh nếu thực sự cần thiết sẽ có tính chất răn đe hơn là loại thỏa thuận mà có thể ràng buộc nhân viên thi hành.

Chỉ riêng thỏa thuận NDA thì không thể ngăn chặn nhân viên có ý đồ xấu tiết lộ thông tin mật về kinh doanh của công ty. Để tạo thêm một lớp bảo vệ, công ty phải thực hiện các rào chắn vật lý đối với thông tin mật. Trong nhiều trường hợp, các rào chắn vật lý này mang tính cách đặc thù theo ngành nghề. Chẳng hạn, nếu công ty bạn sản xuất bia, bạn có thể khóa giữ công thức bí mật trong két sắt, trong khi một công ty phần mềm vi tính có thể sử dụng mật khẩu hoặc công nghệ mã hóa dữ liệu để ngăn cản nhân sự không có tay nghề kỹ thuật truy cập vào mã nguồn hoặc mã đối tượng của công ty.

Bất kể phương cách bạn sử dụng, các rào chắn vật lý phải được thiết kế để hạn chế việc truy cập vào thông tin mật của công ty đối với các nhân viên cần biết thông tin để thực hiện nhiệm vụ một cách đầy đủ. Nếu là công ty phát triển phần mềm, thì nhân viên kế toán tiền lương không cần biết mã nguồn các sản phẩm phần mềm của công ty để thực hiện các chức năng của mình.

Xin lưu ý, Luật Cạnh tranh của Việt Nam quy định rằng người sử dụng lao động thực hiện các bước để bảo vệ bí mật kinh doanh của họ. Để hội đủ tính chất của một bí mật kinh doanh, điều 3.10, Luật Cạnh tranh xác định thông tin đó: 

Không phải là kiến thức bình thường (tức không phải là thông tin ngành nghề được phổ biến rộng rãi).

Phải mang lại cho chủ sở hữu bí mật kinh doanh một số ưu thế kinh doanh so với những người không có bí mật kinh doanh.

Phải được xử lý bằng các biện pháp thiết yếu để bảo vệ tính bí mật của thông tin (các biện pháp bảo đảm thông tin không bị tiết lộ hoặc không được truy cập một cách dễ dàng).

Như vậy, theo luật Việt Nam, thông tin sẽ không được xem là bí mật kinh doanh nếu thông tin đó không được chủ sở hữu thông tin bảo vệ đúng cách.

Các cuộc phỏng vấn trước khi thôi việc cũng quan trọng. Các cuộc phỏng vấn này sẽ củng cố nghĩa vụ không tiết lộ của nhân viên sắp thôi việc (nên giải thích cặn kẽ cho nhân viên trong khi phỏng vấn), giúp bạn xác định được lai lịch công ty mới của nhân viên sắp thôi việc cũng như nhiệm vụ mới của nhân viên (điều này sẽ cho phép bạn đánh giá liệu chăng công việc mới của nhân viên đó đặt ra các mối quan ngại về việc bảo mật thông tin) và giúp bạn chắc chắn lấy lại được mọi tài liệu mật và độc quyền mà nhân viên sắp thôi việc đang nắm giữ.

Không phải mọi nhân viên đều nghỉ việc với tinh thần thân thiện và các nhân viên đó có thể không sẵn sàng tham dự cuộc phỏng vấn trước khi thôi việc. Vì vậy, bạn nên đưa điều khoản “phỏng vấn trước khi thôi việc” vào thỏa thuận NDA. Điều khoản này nên được soạn thảo để yêu cầu nhân viên sắp xếp thời gian và tham dự cuộc phỏng vấn trước khi thôi việc.

Điều 41, Luật Cạnh tranh nghiêm cấm các doanh nghiệp, trong số các hành vi, thực hiện, tiết lộ hoặc sử dụng thông tin thuộc diện bí mật kinh doanh mà không được sự cho phép của chủ sở hữu hợp pháp bí mật kinh doanh đó hoặc nghiêm cấm lừa gạt hoặc lạm dụng lòng tin của con người (chẳng hạn cựu nhân viên của công ty cũ) có nghĩa vụ duy trì tính bảo mật, nhằm mục đích truy cập, thu góp và tiết lộ thông tin thuộc diện bí mật kinh doanh của chủ sở hữu bí mật kinh doanh đó.

Do vậy, nếu biết rằng nhân viên của mình đến làm việc cho một trong các đối thủ cạnh tranh của công ty, bạn nên chính thức gửi thư cho công ty mới thông báo rằng nhân viên đó đã ký thỏa thuận NDA và rằng bạn có ý định thực hiện thỏa thuận này. Lợi ích của việc gửi thư này nhằm ngăn cản công ty mới sẽ tranh biện sau đó, trong trường hợp tranh tụng, là đã không biết có thỏa thuận này và do vậy không chịu trách nhiệm về việc lôi kéo nhân viên đó vi phạm nghĩa vụ của mình theo thỏa thuận đó. Bạn nên gửi thư này cho công ty mới và nhân viên cũ, và nên đính kèm theo thư bản sao thỏa thuận.

Hãy làm theo bốn bước trên, có như thế bạn mới nhanh chóng đi vào giấc ngủ trọn vẹn, với những giấc mơ ngọt ngào.