“Mẹo” giúp bạn hạn chế các cuộc họp vô bổ

Mời những thành phần cốt cán

Để cuộc họp tiến hành nhanh
chóng và tập trung vào vấn đề cần giải quyết, tốt nhất là nên mời những
người trực tiếp có liên quan đến nội dung cuộc họp. Điều này đảm bảo bạn
đạt được mục tiêu đề ra nhanh chóng hơn bởi những người góp mặt trong
buổi họp đó đều phải có trách nhiệm.

Có người cho rằng, cứ mời thêm một
số nhân vật “râu ria” để tham khảo ý kiến. Nhưng thực tế, cuộc họp càng
đông thì vấn đề trao đổi càng “loãng” và nhiều khi đi quá xa mục tiêu,
mất thời gian mà không hiệu quả.

Chuẩn bị sẵn chương trình cho buổi họp

Nếu không có sẵn chương
trình, những việc cần trao đổi trong buổi họp, bạn sẽ mất thời gian
nhiều hơn bởi đụng vào vấn đề gì cũng thấy “vướng”. Mọi việc đều phải
theo trình tự, tháo gỡ dẫn dần. Vì vậy, bạn cần có sự sắp xếp phù hợp và
cuộc họp cứ thể diễn ra, theo từng vấn đề bạn định sẵn. Lên sẵn chương
trình sẽ giúp bạn đảm bảo một kết quả rõ ràng hơn.

Giới hạn thời gian

Song song với việc lên kế
hoạch họp hành, bạn nên đưa ra giới hạn về thời gian buổi họp và cố gắng
càng nhanh càng tốt. Một cuộc họp thực sự có sự tập trung sẽ nhanh
chóng đi đến kết quả hơn. Đừng nghĩ rằng, thời gian càng nhiều thì buổi
họp càng hiệu quả.

Thực tế, sự thoải mái về thời gian chỉ khiến những
người tham gia có tư tưởng trì trệ, cứ từ từ đến đâu thì đến. Bởi thời
gian càng thoải mái, người ta càng đến cuộc họp với tinh thần “bình chân
như vại” mà không hề có ý thức tháo gỡ những vấn đề hiện tại.

Vì vậy, tốt nhất là bạn nên
quy định rõ thời gian cuộc họp và thực hiện đúng chuẩn đã định. Thêm vào
đó, bạn nên có hình phạt cho những ai vào muộn hoặc ra sớm, để mọi
người có ý thức một cách nghiêm túc.

Ghi lại những vấn đề quan trọng

Dù cuộc họp bàn vấn đề lớn
hay bé, bạn cũng nên cử một thư ký để ghi chép những nội dung quan
trọng. Thậm chí tốt hơn, bạn nên yêu cầu tất cả mọi người tham gia cùng
ghi lại những vấn đề cần trao đổi, để chắc chắn rằng, họ đã hiểu rõ
những việc cần làm khi trở về phòng sau buổi họp ấy.

Theo BĐVN