Yếu tố then chốt thành công của doanh nghiệp

Khái niệm CSFs (các yếu tố thành công then chốt – Critical Success Factors) đã được D. Ronald Daniel đưa ra vào khoảng thập niên 60 và được phát triển rộng rãi ở các thập niên sau đó John F. Rockart thuộc trường quản lý MIT và từ đó được phổ biến nhân rộng ra nhằm trợ giúp việc thực hiện chiến lược cũng như các dự án. 

Và từ đó CSF được phát triển một cách mạnh mẽ. CSF được ứng dụng theo nhiều các khác nhau nhưng trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ cung cấp một vài khái niệm/ định nghĩa đơn giản và hướng tiếp cận dựa trên cơ sở lý luận của Rockart.

Việc xác định một số yếu tố chủ chốt sẽ mang đến thành công trong quá trình cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp. Các yếu tố chủ chốt này phải được làm đúng ngay từ đầu nhằm gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra Rockart kết luận: “CSFs phải nhận được sự quan tâm chú ý đăc biệt và bất biến của ban lãnh đạo doanh nghiệp”

Các yếu tố thành công chủ chốt có quan hệ chặc chẽ với sứ mệnh và các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Sứ mệnh và các mục tiêu nhắm vào các yếu tố nào để nhằm đạt được thành công thì ở đó các yếu tố chủ chốt đóng một vai trò cực kỳ quan trọng nó mang tính chất quyết định và nó giống như trái tim sẽ mách bảo cho doanh nghiệp biết sẽ đạt được cái gì và phải thế nào để đạt được.

CSFs sẽ được hiểu một cách dễ dàng hơn thông qua ví dụ sau: Xem xét việc lưu trữ của công ty “sản phẩm Farm Fresh” với sứ mệnh là:

“Trở thành nhà lưu trữ sản phẩm tươi hàng đầu trong nước thông qua chất lượng, sản phẩm nông nghiệp tươi nhất và đến tay người tiêu dùng không quá 24 tiếng đồng hồ với 75% chủng loại sản phẩm và thỏa mãn 98% nhu cầu của khách hàng”

• Đạt được 25% thị phần nội địa

• Đạt được mục tiêu cung cấp “từ sản phẩm đến người tiêu dùng trong 24 tiếng đồng hồ với 75% chủng loại sản phẩm

• Duy trì tỷ lệ 98% sự thỏa mãn của khách hàng

• Mở rộng chủng loại sản phẩm để thu hút khách hàng

• Có năng lực lưu trữ đa dạng nhằm cung cấp các chủng loại sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng

Nhằm để xác định các CSFs thích hợp, chúng ta cần phải nghiên cứu sứ mạng và các mục tiêu một cách kỹ lưỡng để nhận ra được yếu tố mà hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cần phải đặc biệt chú ý nếu muốn đạt được mục tiêu. Chúng ta bắt đầu bằng việc “đấu tranh não” để tìm ra các yếu tố thành công chủ chốt thích hợp (gọi tắt là các CSFs thích hợp). 

Một khi bạn đã có danh sách các CSFs thích hợp thì đó là thời điểm để bạn xem xét thật kỹ lưỡng để chọn ra các CSFs thật sự.

Và một điều chắc chắn là trong tình huống của Công ty Farm Fresh thì chúng ta có thể xác định trong danh sách các CSFs thích hợp ở trên thì việc “Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp nội địa” hoàn toàn có thể chắc chắn đây là một CSFs thật sự vì từ đó mà Công ty mới có được sản phẩm tươi nhất để phục vụ mục tiêu “Sản phẩm tới tay người tiêu dùng trong 24 tiếng đồng hồ” (ở đây được hiểu là sản phẩm sau khi được thu hoạch trên nông trại được đến tay người tiêu dùng trong vòng 24 tiếng đồng hồ) và có được nguồn sản phẩm mới.

Một CFS khác là việc thu hút khách hàng mới, nếu không có khách hàng mới thì không thể thực hiện được việc mở rộng thị trường để tăng trưởng thị phần nội địa.

Và một CSFs thứ ba là tài chính cho việc mở rộng. Mục tiêu mở rộng kho hàng không thể đạt được nếu không có vốn để đầu tư.

Thực tế cho thấy, tốt nhất là nên hạn chế số lượng CSFs trong doanh nghiệp của bạn trong khoảng dưới 5 yếu tố thật sự cần thiết và then chốt. Điều này giúp tối đa hóa ảnh hưởng, giúp định hướng đúng cũng như việc ưu tiên để đạt được chiến lược của mình.

Trong thực tế, việc nhận dạng CSFs là một quá trình lặp đi lặp lại. Sứ mệnh, các mục tiêu chiến lược và các CSF được kết hợp với nhau và chúng sẽ được thể hiện theo đúng bản chất khi bạn phát triển nó.

Sau đây là những bước giản lược giúp bạn nhận dạng được CSF cho việc kinh doanh:

Bước 1: Thiết lập nhiệm vụ và mục tiêu cho chiến lược chiến lược của doanh nghiệp.

Bước 2: Đối với mỗi mục tiêu chiến lược, hãy tự hỏi “yếu tố nào là thiết yếu để đạt được mục tiêu này?” Các câu trả lời cho câu hỏi này chính là các CSF thích hợp.

Để đảm bảo rằng bạn đã cân nhắc tất cả các loại CSFs đều có thể thực hiện được, bạn có thể sử dụng loại CSFs của John F. Rockart’s như là một bản liệt kê các mục cần kiểm tra.

Công nghiệp – Các yếu tố này do các đặc tính của ngành công nghiệp đặc trưng. Đây là những việc mà doanh nghiệp cần phải làm để duy trì khả năng cạnh tranh.

Môi trường – Các yếu tố này thuộc các ảnh hưởng về môi trường vĩ mô lên doanh nghiệp. Ví dụ như môi trường kinh doanh, nền kinh tế, cạnh tranh, và những tiến bộ của kỹ thuật công nghệ.

Chiến lược – Các yếu tố này do việc lựa chọn chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp. Bao gồm các yếu tố giúp doanh nghiệp định vị, xác định thị trường…, từ đó đưa ra mức chi phí thấp số lượng nhiều hay chi phí cao số luợng ít, v.v…

Thời gian – Các yếu tố này thuộc các nguồn lực bên trong doanh nghiệp. Các rào cản đặc thù, sự thử thách, việc định hướng, và những ảnh hưởng sẽ xác định qua từng CSFs này.

Bước 3: Đánh giá danh sách các CSFs thích hợp để tìm ra các yếu tố chủ chốt nhất cần thiết cho việc đạt được mục tiêu đây là những yếu tố thành công then chốt.

Khi đã nhận dạng và đánh giá được các CSFs thích hợp, doanh nghiệp có thể khám phá ra một vài mục tiêu chiến lược mới hoặc có nhiều mục tiêu chi tiết hơn.Vì vậy cần phải định rõ nhiệm vụ, mục tiêu và các CSF doanh nghiệp.

Bước 4: Biết được doanh nghiệp sẽ theo dõi và đánh giá các CSF như thế nào.

Bước 5: Kết nối các CSFs với những yếu tố quan trọng khác của chiến lược.

Bước 6: Theo dõi và đánh giá lại các CSF để bảo đảm mục tiêu của doanh nghiệp đang được tiến triển. Hơn nữa, CSFs thường khó hình dung hơn là các mục tiêu có thể đo lường được nhưng nó lại hữu dụng để nhận biết một cách rõ ràng là làm thế nào để đánh giá hoặc theo dõi các yếu tố then chốt đó.

Các yếu tố thành công then chốt là các yếu tố mà doanh nghiệp cần phải xác định và có phương pháp khai thác và phát triển chúng một cách tối đa. Khi nhận dạng và kết nối các CSF này, doanh nghiệp có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình được tập trung tốt nhất và tránh lãnh phí các nỗ lực và nguồn lực vào các yếu tố không quan trọng. Bằng việc xây dựng các CSFs rõ ràng và kết nối mọi người cùng tham gia, cùng chung sai sát cánh nhằm đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.