Đội ngũ điều hành công ty – xây dựng thế nào?

Nếu đã đến lúc bạn phải thừa nhận rằng mình không đủ khả năng làm tất cả mọi việc, thì hướng dẫn này có thể giúp bạn xác định bạn cần những ai trong đội ngũ điều hành công ty, tìm họ ở đâu và tuyển dụng họ như thế nào.

Trong những ngày đầu tiên vận hành doanh nghiệp của mình, điều hoàn toàn tự nhiên là bạn sẽ cố tự làm càng nhiều việc càng tốt. Đây là cách làm việc hiệu quả nhất về chi phí, thuận tiện và hiển nhiên trong thời gian đầu lập nghiệp. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn lớn mạnh, bạn sẽ thấy mình bị kéo căng ra để làm việc. Cuối cùng, bạn sẽ thấy mình không thể tiếp tục giám sát sản xuất, bán hàng, kế toán, hiệu quả làm việc và tiếp thị, trong khi lại vừa muốn quản lý phát triển doanh nghiệp của mình.

Khi bạn đạt đến điểm này, đã đến lúc cần tính đến việc tuyển dụng các nhà quản lý cấp cao khác vào ban lãnh đạo để giúp đỡ bạn. Bạn cần xây dựng một đội ngũ quản lý cấp cao có khả năng quản lý mọi lĩnh vực quan trọng trong doanh nghiệp để doanh nghiệp tiếp tục phát triển.

Việc xây dựng đội ngũ quản lý đòi hỏi phải gắn công việc với thế mạnh của từng người. Điều đó có nghĩa là trao cho người đó các trách nhiệm tương ứng với trình độ kỹ năng của anh ta, chứ không phải là dựa vào mối quan hệ bạn bè, hoặc họ hàng, hoặc chỉ vì bạn thích sự nhiệt huyết của người đó. Điều đó cũng bao gồm cả chính bạn – đừng tự trao cho mình một chức danh và công việc đầy ấn tượng trừ khi bạn phù hợp với công việc đó. Thực tế là nhiều doanh nhân thông minh tuyển dụng ông chủ cho chính họ khi họ nhận thấy kỹ năng của mình phù hợp với những vị trí khác trong công ty.

Khi đến lúc phải tuyển dụng đội ngũ điều hành, bạn phải tìm người cho các vị trí sau:

Thực tế là CEO là ông chủ của tất cả mọi người và chịu trách nhiệm về mọi vấn đề của công ty. Họ quyết định chiến lược của công ty. Họ tuyển dụng và xây dựng đội ngũ quản lý cao cấp. Họ đưa ra quyết định cuối cùng về cách phân chia các nguồn lực (được hiểu là tiền) và khuôn mặt họ xuất hiện trên trang bìa của các tờ báo trước một bồi thẩm đoàn tại tòa vì bị phát hiện vi phạm đạo đức kinh doanh hoặc trước một chiếc du thuyền dài, sang trọng, đầy vẻ thành đạt và giàu có.

Các kỹ năng của một CEO phải bao gồm khả năng tư duy chiến lược, là khả năng phát hiện vấn đề từ những chi tiết hàng ngày và quyết định nên định hướng vào ngành và lĩnh vực kinh doanh nào. Sau đó họ phải có khả năng quyết định cách thức tốt nhất để công ty có thể vượt qua các điều kiện của thị trường trong tương lai. Họ phải có khả năng đưa ra dự đoán chính xác.

Tuy nhiên, kỹ năng chủ yếu của CEO nằm ở việc tuyển dụng và sa thải. Một đội ngũ điều hành phù hợp có thể khắc phục những điểm yếu của một CEO. Một CEO có thể xác lập chiến lược, dự báo tương lai và kiểm soát ngân sách, nhưng nếu họ không tuyển dụng một đội ngũ phù hợp, thì họ sẽ phải tự nắm vững tất cả những vấn đề này. Vì vậy, họ cần có khả năng xác định và tuyển dụng những người giỏi nhất và sa thải những người không làm việc hiệu quả và thích ra lệnh lung tung.

Bạn biết rằng mình cần một CEO chuyên nghiệp khi bạn sa lầy vào các công việc chi tiết quá lâu và không thể tự kéo mình ra. Các CEO tư duy xem tổ chức sẽ đi theo hướng nào, cần những con người và quy trình nào để đạt đến mục đích đó, và những con người và quy trình đó sẽ vận hành như thế nào trong môi trường hiện tại. Nếu bạn thích các công việc chi tiết hơn là lập chiến lược, thì bạn phải thay đổi lối tư duy của mình hoặc thuê một CEO để làm công việc đó cho bạn.

COO chịu trách nhiệm xử lý các hoạt động cụ thể, phức tạp của công ty. Lấy ví dụ công ty UPS phải chuyển ba triệu kiện bưu phẩm trong vòng hai tuần trước lễ Giáng sinh: COO của công ty phải bảo đảm rằng doanh nghiệp có thể giao hàng hàng ngày. Ông ta phải xác định cần đánh giá cái gì để có thể biết được công việc đang tiến triển tốt. Sau đó nhóm của ông ta phải thiết lập các hệ thống để giám sát việc đo lường chỉ tiêu và có biện pháp kịp thời khi công ty không đạt tiến độ giao hàng.

Đối với một doanh nghiệp bán lẻ đặt tại một địa điểm, trưởng cửa hàng chính là một COO. Khi bạn mở rộng ra nhiều địa điểm hoặc khi việc đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ trở thành một công việc quan trọng của doanh nghiệp, thì đã đến lúc bạn phải tuyển dụng một người giỏi việc đánh giá hiệu quả công việc, điều hành và theo dõi các vấn đề chi tiết.

Không ai biết chủ tịch làm gì. Tôi đã hỏi hàng tá giám đốc điều hành và mỗi người lại có câu trả lời khác nhau. Một số nói rằng chủ tịch giám sát các phòng ban chức năng – nhân sự, tài chính và chiến lược – trong khi COO giám sát hoạt động hàng ngày. Những người khác cho rằng chủ tịch là từ đồng nghĩa với COO, đặc biệt là trong các công ty quy mô nhỏ. Nhưng đôi khi, chủ tịch lại là người lấp các khoảng trống của COO và CEO. Hoặc đôi khi, chức danh này dành cho người mà bạn muốn ngồi ở bàn lập chiến lược nhưng không có chức danh Giám đốc. Trong mọi trường hợp, bạn nên suy tính cẩn thận và dài hạn xem liệu bạn có cần ai đó cho vị trí này không, hay công ty của bạn đã được CEO và COO kiểm soát hoàn toàn rồi.

Rõ ràng và hiển nhiên là CFO chịu trách nhiệm về tài chính. Họ xác lập các dòng ngân sách và chiến lược tài chính. Họ tính toán xem công ty của bạn nên đi thuê tài chính hay mua tài sản thì tốt hơn. Sau đó họ xây dựng các hệ thống kiểm soát để giám sát tình hình tài chính của công ty. CFO là “kẻ quá đáng” vì sẽ không để bạn mua thiết bị video hội nghị rất hiện đại và thay vào đó lại bắt bạn trả một khoản vay ngân hàng để tối đa hóa việc sử dụng tài chính. Trong khi bạn ủ rũ vì chuyện đó trong phòng làm việc, thì CFO lại bận rộn tính toán xem khách hàng, lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm nào có lãi, để năm sau bạn có thể mua được thiết bị video hội nghị hiện đại đó.

Hãy tin tôi đi, bạn sẽ biết khi nào bạn cần một CFO. Bạn có nằm ngủ và chợt tỉnh giấc khi đang mơ về các con số không? Không ư? Vậy thì bạn cần có một người như vậy trong ban điều hành công ty. Bạn muốn một người mơ có quà sinh nhật là một chiếc máy tính và một cuốn sổ kế toán trắng tinh. Tiền là máu của doanh nghiệp bạn và trong kinh doanh, dòng tiền là mọi thứ. Bạn không biết về sự khác nhau giữa dòng tiền và lợi nhuận ư? Vậy thì hãy chạy – chứ không phải là đi – đến một cái điện thoại gần nhất và tìm cho mình một CFO.

Gần đây, các công ty đã và đang mời chuyên gia về marketing vào cấp bậc giám đốc. Lý do đơn giản là: Nhiều cuộc chiến kinh doanh hiện thời là các cuộc chiến của marketing, do vậy chiến lược công ty thường xoay quanh chiến lược marketing. CMO nắm giữ chiến lược marketing – kể cả chiến lược bán hàng – và giám sát việc thực hiện nó. CMO sẽ biết (hoặc học hỏi) về ngành kinh doanh của bạn từ trong ra ngoài và giúp bạn định vị sản phẩm, phân biệt nó với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và đảm bảo rằng khách hàng biết đến điều đó để khao khát sản phẩm của bạn.

Nếu sự thành công của doanh nghiệp bạn phụ thuộc chủ yếu vào marketing, thì bạn cần một CMO. Đó có thể là bạn – nhưng chỉ nếu như bạn có thời gian để theo dõi các đối thủ cạnh tranh, giám sát việc triển khai marketing trong khi vẫn làm tốt các công việc khác. Nếu không, bạn cần phải tìm một người có tính khí rực lửa, với một điện thoại thông minh Blackberry trong tay để theo dõi cái gì đang nóng sốt và cái gì thì không trên thị trường.

Tôi là một chuyên gia giỏi về ý tưởng nên tôi rất ủng hộ việc có các CTO: nhiều người trong số họ được liệt vào cấp bậc Giám đốc. Một CTO phải theo kịp các xu hướng công nghệ, kết hợp các xu hướng đó với chiến lược của công ty và đảm bảo rằng công ty luôn theo kịp khi cần thiết. Họ không mua đồ chơi mới và công nghệ hàng đầu chỉ vì nó là cái mới nhất và tốt nhất trên thị trường.

Bạn cần một CTO nếu công nghệ có tác động mang tính chiến lược đến doanh nghiệp hoặc ngành kinh doanh của bạn. (Nếu bản thân bạn là chuyên gia về công nghệ hoặc ngành kinh doanh của bạn chủ yếu dựa vào công nghệ, thì người đó chính là bạn).

Đây là một bài kiểm tra nhanh để xem CTO của bạn có thể gắn kết công nghệ với chiến lược hay không: hãy hỏi CTO của bạn xem ngôn ngữ lập trình mà công ty lựa chọn có ảnh hưởng tới chiến lược như thế nào. Nếu câu trả lời có vẻ phức tạp hơn là “nó giúp dễ tìm được lập trình viên”, thì CTO của bạn có lẽ biết cách suy nghĩ một cách chiến lược.

Thật không may, các nhà điều hành giỏi không mọc lên từ trên cây (và bạn cũng không muốn thuê những người như vậy.) Vì các quyết định của họ có thể gây dựng hoặc phá hủy doanh nghiệp của bạn, nên bạn muốn có người tốt nhất. Các tờ báo, mục quảng cáo theo phân loại và bản tin trên internet không phải là nơi để tìm những người này. Và các mục quảng cáo đại chúng sẽ thu hút đúng loại thị trường đại chúng, vốn là những người không có tiềm năng tìm được một công việc khác. (Một cựu giám đốc điều hành có năng lực hiếm khi tự giới thiệu bản thân trên mục báo mà cũng dùng để quảng cáo lò nướng ngoài trời đã cũ hoặc các máy nông nghiệp nặng nề).

Nếu bạn dư dả, thì nên thuê các hãng chuyên tìm kiếm cán bộ điều hành. Mặc dù họ tính phí cao ngất trời để tìm kiếm các ứng cử viên, nhưng họ làm việc có trách nhiệm và đưa cho bạn những ứng cử viên đã được lọc hồ sơ trước, vì vậy nếu bạn đang rối tinh với những vấn đề khẩn cấp hàng ngày, thì họ có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Họ cũng theo dõi nhóm các giám đốc tài năng và có thể tiếp cận những ứng cử viên mà bản thân bạn không tiếp cận được. Hãy tìm kiếm các hãng chuyên về ngành nghề, loại công việc, vị trí địa lý và mức độ công việc để nếu bạn quyết định tuyển ai đó, thì hãy đảm bảo rằng bạn biết bạn sẽ nhận được cái gì.

Thiết lập mạng lưới quan hệ là cách ít tốn kém thời gian để tìm được người sẽ tuyển dụng. Hãy thông tin cho những người trong mạng lưới quan hệ kinh doanh và cá nhân của bạn biết loại người mà bạn đang tìm kiếm. Sau đó xem xét từng lời giới thiệu và mời ứng cử viên đó đi ăn trưa để kiểm nghiệm. Khi thiết lập mạng lưới quan hệ, hãy tránh “các diễn đàn quan hệ”. Hãy đi thẳng vào cái bạn muốn. Nếu bạn muốn một CMO làm việc ở công ty luật, thì hãy dành một kỳ nghỉ cuối tuần ở hội nghị Cầu mưa của Tổ chức Kinh doanh và Dịch vụ Luật, vốn thu hút các chuyên gia marketing cấp cao của các hãng luật. Hãy lập quan hệ, quan hệ, quan hệ – nhưng phải đảm bảo rằng nó có mục tiêu.

Khi bạn đã có một ứng cử viên tiềm năng, làm cách nào để bạn biết chắc rằng người đó có thể làm tốt công việc? Các giám đốc có ảnh hưởng lớn đến người lao động, các hệ thống và lợi nhuận, do vậy, bạn nên dành thời gian để kiểm tra họ một cách toàn diện. Hãy gọi cho từng người giới thiệu của họ và tìm hiểu những điều ẩn sau những dòng chữ giới thiệu (ngày nay do các vụ kiện cáo, nên những lời giới thiệu thường rất hào nhoáng). Một CFO có thể thụt két của công ty cũ, nhưng ông chủ cũ vẫn nói “Anh ta đã làm việc tốt” (Tôi xin thề đây là chuyện có thật). Sự nói tránh này buộc bạn phải lắng nghe các ý kiến ít hào nhoáng hơn. “Fred xuất hiện và ngồi vào bàn làm việc như một kỵ binh thực thụ” là dấu hiệu chắc chắn rằng Fred thích nghỉ làm vào các ngày thứ Tư để đi chơi gôn.

Khi đến lúc phải ngồi xuống với ứng cử viên cấp bậc giám đốc tiềm năng của bạn, thì bạn nên biết một số điều để tuyển chọn nhân sự dễ dàng hơn:

• Phải chắc chắn rằng ứng cử viên của bạn thực sự hiểu công việc. Nếu CMO tương lai của bạn không biết sự khác nhau giữa marketing và bán hàng hoặc CFO của bạn không thể nói cho bạn sự khác nhau giữa LIFO và FIFO, thì hãy quên họ đi.

• Phỏng vấn để có sự tin tưởng. Bạn có tin tưởng ứng cử viên này không? Bạn có muốn dành thời gian làm việc với họ không? Hãy tin tôi khi tôi nói rằng, bạn không muốn có một thành viên nhóm luôn gây rắc rối, dù cho anh ta tài năng đến mức nào. Một COO mà tôi biết sợ phải đưa ra một quyết định mạnh mẽ là tái cơ cấu toàn bộ công ty vốn xoay xung quanh một giám đốc vô cùng tài năng nhưng hiểm độc mà mọi người đều tuyệt vọng. Tài năng của vị giám đốc phải bừng sáng nhưng mọi người trong bán kính 100 m xung quanh phải im lặng giấu mình.

• Nói chuyện với những người ở công ty cũ của ứng cử viên. Liệu những lời ca ngợi về sự tài giỏi tuyệt vời của ứng cử viên có được phản ánh trong những điều mà các đồng nghiệp và cấp dưới cũ của họ nói về họ không? Hãy tìm hiểu xem họ có hoàn thành công việc không cũng như họ đóng góp như thế nào cho văn hóa của công ty. Trong một doanh nghiệp nhỏ, các vấn đề văn hóa có thể cũng quan trọng ngang với việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.

• Luôn tuyển dụng những người thực sự thông minh. Bạn nên tuân thủ nguyên tắc này: Tất cả những người mới tuyển phải làm tăng chỉ số IQ bình quân của công ty bạn. Điều đó có nghĩa là họ phải thông minh hơn bạn. Hãy tập làm quen với điều này.

• Tìm kiếm các bằng chứng về khả năng học tập. Liệu ứng cử viên của bạn có lặp lại những sai lầm mà họ đã mắc phải trong quá khứ không? Hoặc họ sẽ rút ra bài học từ những sai sót đó và ứng dụng vào công ty của bạn chứ?

• Sử dụng các kỹ thuật “phỏng vấn mô tả hành vi”. Đừng hỏi về các nguyên tắc, kiến thức hoặc các câu chuyện kiểu “cái gì nếu”. Thay vào đó, hãy yêu cầu thành viên ban điều hành tiềm năng của bạn chia sẻ các kinh nghiệm cụ thể trong quá khứ. Các câu chuyện của họ sẽ làm bộc lộ các giá trị, kỹ năng và năng lực của họ. Chẳng hạn, bạn hỏi một CFO mô tả một dòng ngân sách mà họ đã thiết lập và cách họ giải quyết vấn đề khi một cán bộ quản lý chi vượt quá và đòi tăng ngân sách.

Một lời cảnh báo: Hãy thận trọng khi tuyển dụng bạn bè hoặc thành viên gia đình. Họ sẽ mong bạn phải tin tưởng họ và cho rằng họ có trình độ kỹ năng cao. Điều còn tồi tệ hơn là bạn tin tưởng họ và cho rằng họ có trình độ kỹ năng cao mà không có bằng chứng về điều ngược lại cho đến sau khi bạn đã tuyển dụng họ. Và nếu bạn không quan tâm tới việc phân định rõ ranh giới giữa tình bạn và công việc, thì bạn có thể thấy tình bạn bị lụi tàn khi có những bất đồng ở nơi làm việc.

Khi bạn đã tìm được cán bộ điều hành mà bạn muốn tuyển dụng, bạn phải lôi kéo họ vào ban điều hành của bạn. Không có các quy tắc chuẩn để đưa ra những thỏa thuận phù hợp nhất với họ. Các công nhân làm việc theo giờ có thể khao khát tiền, nhưng những vị lãnh đạo thì không dễ thỏa mãn. Họ thường muốn có quyền mua cổ phần, mức lương cao chót vót và tiền thưởng hàng năm hoặc thậm chí hàng quý. Vì công việc của họ là làm cho toàn thể công ty thành công, nên hãy sử dụng quyền mua cổ phần và kế hoạch chia thưởng để gắn thu nhập của họ với hiệu quả hoạt động tổng thể của công ty. Quyền mua cổ phần sẽ gắn với hiệu quả kinh doanh dài hạn, trong khi tiền thưởng và việc chia sẻ lợi nhuận phải dựa trên kết quả kinh doanh của năm trước.

Tất nhiên, không phải mọi vị lãnh đạo đều khao khát cổ phần. Tốt nhất là bạn tìm những người có khả năng hài lòng với một công việc mang tính thách thức và mức lương khiêm tốn. Và họ luôn có ở ngoài thị trường! Một số người có trình độ cao quan tâm nhiều hơn đến thời gian dành cho gia đình, văn hóa vui vẻ, một công việc mang tính thách thức, hoặc trở thành một phần của một nỗ lực làm thay đổi thế giới. Bạn càng hiểu về động lực của từng người, thì bạn càng có thể vẽ ra những thỏa thuận làm hài lòng họ mà chỉ mất một ít tiền.

Nhưng dù bạn quyết định dành cho họ bao nhiêu đi nữa thì hãy làm cho nó thật đơn giản. Nếu công thức tính tiền thưởng của bạn đòi hỏi phải có bằng tiến sỹ về toán để hiểu nó, thì nó sẽ không tạo động lực cho ai cả.

Khi các thành viên mới trong ban điều hành đã bắt đầu làm việc, đến lúc bạn phải thực hiện phần việc thực sự khó khăn: đó là tin tưởng họ. Con tim bạn sẽ thắt lại trên từng nấc thang thực hiện. Bạn sẽ cho rằng các ý kiến chỉ đạo của bạn là rõ ràng và nếu họ hiểu lầm thì là lỗi của họ. Bạn sẽ cho rằng khi bạn không nhất trí thì bạn đúng còn họ sai. Nhưng đôi khi bạn sẽ sai. Chìa khóa cho các mối quan hệ lãnh đạo thành công là thay đổi điều mà trái tim mách bảo bạn.

Hãy nhớ cách bạn đã phỏng vấn để tìm sự tin cậy? Điều đó rất quan trọng khi bạn tuyển một nhóm lãnh đạo, bạn phải để họ chịu trách nhiệm và cùng phối hợp với họ. Điều đó có nghĩa là nhất trí với họ về vai trò của họ, những vấn đề mà họ phải chịu trách nhiệm và thời gian thực hiện.

Bạn cũng cần quyết định trước cách thức bạn giải quyết các bất đồng. Bạn đã tuyển dụng người này với giả định rằng sự đánh giá của anh ta tốt hơn của bạn. Vậy khi bạn không nhất trí, nếu bạn làm đúng phần việc của bạn, thì có khả năng là anh ta đúng còn bạn sai. Hãy thảo luận sớm về cách bạn đưa ra quyết định, để bạn thu được lợi nhiều nhất từ sự mâu thuẫn mang tính xây dựng. Hãy nhớ rằng: nếu bạn nhất trí với mọi thứ, thì một trong hai người là thừa.

Kinh doanh là hướng tới những mục tiêu lớn hơn cái mà bạn có thể làm một mình. Công việc của bạn không phải là đạt được mục tiêu; mà là xây dựng một đội ngũ sẽ đạt được mục tiêu. Nếu bạn thực sự muốn đạt mục tiêu của bạn, thì bạn sẽ cần có những người khác giúp đỡ và việc tạo ra một ban điều hành giỏi có nghĩa là bạn biết bạn cần họ làm gì, tìm được các ứng cử viên giỏi và cung cấp cho họ những cái họ cần cho công việc của họ. Nếu bạn lựa chọn đúng, thì họ sẽ thành công và cũng làm cho bạn thành công.

Stever Robbins là chuyên gia tư vấn về điều hành, giúp khách hàng của mình thực hiện các thay đổi quan trọng trong cuộc sống và sự nghiệp. Đồng sáng lập viên hay thành viên khởi xướng của chin doanh nghiệp bắt đầu thành lập trong 25 năm qua, Stever cũng đem lại cho khách hàng chất lượng tư vấn cao vì đã tốt nghiệp trường Kinh doanh Harvard và MIT.