Quan hệ giữa doanh nghiệp với các cơ quan truyền thông

Hướng dẫn công việc thiết lập và duy trì quan hệ với các cơ quan truyền thông đạI chúng.

– Các phóng viên, biên tập viên các chuyên mục liên quan đến lĩnh vực hoạt động công ty của các báo in (nhật báo, tuần báo, tạp chí), đài phát thanh, đài truyền hình (truyền hình cáp, truyền hình kỹ thuật số), báo điện tử;

– Đối tượng cần duy trì quan hệ: Các phóng viên, biên tập viên các chuyên mục liên quan đến lĩnh vực hoạt động công ty của các đầu báo có số lượng ấn bản phát hành lớn; các báo lớn tại những tỉnh thành, Công ty có trụ sở/chi nhánh/VP đại diện;

– Phóng viên thường trú, biên tập viên một số báo nước ngoài tại Việt Nam có liên quan đến lĩnh vực và phạm vi hoạt động của Công ty;

– Các cấp quản lý các chuyên mục và đơn vị báo chí, truyền thông

Nguyên tắc chung:

Thiết lập mối quan hệ 2 chiều gắn bó, thường xuyên với các đối tượng của giới truyền thông đại chúng kể trên

Cán bộ phụ trách quan hệ truyền thông của Công ty/đơn vị nên thiết lập danh sách liên lạc chi tiết, bao gồm: Tên cơ quan, người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại, fax, email, điện thoại nhà riêng (nếu có)…và theo dõi thường xuyên danh sách này để cập nhật khi cần;

Đảm bảo cung cấp cho giới truyền thông những thông tin chính xác, trung thực, nhất quán về đường lối, chính sách và các hoạt động của Công ty/đơn vị. Hạn chế tối đa việc đính chính thông tin sau khi đã phát hành thông cáo báo chí hoặc cung cấp thông tin cho giới truyền thông. Trước khi cung cấp ra bên ngoài, thông tin về các chiến lược, chính sách, hoạt động của Công ty phải được Ban lãnh đạo đơn vị phê duyệt;

Tạo dựng lòng tin, quan hệ chân thành, trung thực, nhiệt tình, có tâm, giữ chữ tín. Không xây dựng quan hệ với mục đích lợi dụng, ý đồ xấu, ảnh hưởng không tốt đến uy tín của cá nhân/đơn vị truyền thông. Khi giới truyền thông có yêu cầu, cố gắng hỗ trợ tối đa; trong trường hợp phải từ chối cũng nên thẳng thắn, rõ ràng nhưng tế nhị.

Hàng năm, đột xuất khi cần thiết, Công ty tài trợ hoặc tham gia một số hoạt động với các cơ quan truyền thông;

Quan tâm, thăm hỏi những ngày lễ tết quan trọng.

Hướng dẫn cụ thể công việc của người làm PR khi tổ chức họp báo: Đón tiếp báo chí, phát tài liệu, lên chương trình họp báo và trả lời phỏng vấn báo giới.

Sự kiện cần thông báo

Nội dung chương trình cụ thể

Xác định người phát ngôn và trả lời báo giới

Quy mô họp báo: Mời bao nhiêu báo? Đơn giản, thân mật? Hoành tráng, trang trọng? Nếu họp báo thân mật quy mô nhỏ có thể tổ chức tại công ty.

Thời gian tổ chức

Địa điểm tổ chức

Kết hợp với văn phòng trong việc hỗ trợ tổ chức như thuê địa điểm, máy móc thiết bị, tổ chức tiệc…

Dưới đây là một lưu ý trong công việc chuẩn bị:

Xác lập danh sách phóng viên cần mời. Có thể gửi trực tiếp giấy mời, email hoặc gọi điện trước khi sự kiện diễn ra 5-7 ngày, nhưng nhất thiết phải xác nhận (confirm) danh sách đó trước khi sự kiện diễn ra (phóng viên/nhà báo thường rất bận do đó hoàn toàn có khả năng quên hay sót).

Chuẩn bị tài liệu: Gồm thông cáo báo chí, profile công ty/bộ phận nếu cần, các brochure, flyer…

Chuẩn bị danh sách phóng viên tham dự họp báo, gồm:

• STT

• Tên cơ quan báo đài

• Tên phóng viên (dựa trên danh sách đã confirm)

• Ký nhận

Chọn người phát ngôn tại họp báo và trả lời báo giới. Người này có thể là lãnh đạo bộ phận, người của BLĐ, trưởng/phó ban hoặc người phụ trách PR (PRman). Nhiệm vụ của người phát ngôn: Thay mặt Ban lãnh đạo công ty/bộ phận công bố với báo giới tin tức, sự kiện mới, tuyên bố quan điểm, cách giải quyết một vấn đề…và trả lời các câu hỏi của báo giới. Yêu cầu: Người phát ngôn phải là người có thẩm quyền trong bộ phận, hiểu biết rõ về vấn đề đưa ra trong họp báo, ứng xử khéo, diễn đạt lưu loát và phản xạ kịp thời.

Tiếp đón báo giới: PRman phụ trách việc này. BTC sẽ bố trí một bàn đón tiếp báo chí. Trong trường hợp có nhiều đối tượng khách mời, để không gây hiểu lầm cho khách, PRman nên sắp xếp 1 table-head trên bàn đựng tài liệu, ghi rõ: Đón tiếp báo chí hoặc Tài liệu báo chí. Người tiếp đón có nhiệm vụ phân phát tài liệu cho các phóng viên và đề nghị họ ký xác nhận vào danh sách PV tham dự họp báo.

PRman phải theo sát chương trình và phối hợp chặt chẽ với BTC, phát ngôn viên để chương trình thông suốt. PRman là đầu mối liên hệ để cung cấp thông tin, sắp xếp phỏng vấn nếu báo giới có yêu cầu;

TCBC cần rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện đó, phải trả lời được các câu hỏi: Ai? Cái gì (sự kiện gì)? Bao giờ? Ở đâu? Như thế nào? Tại sao?…

Thông cáo báo chí (TCBC) được trình bày trên giấy letter head theo đúng mẫu của loại giấy trong “Hệ thống nhận diện hình ảnh của IYC”

Nên ghi chú thêm tên, chức danh, điện thoại liên lạc của ít nhất một người có khả năng cung cấp thông tin, nếu các phóng viên có nhu cầu. Người này có thể là PRman của bộ phận, phát ngôn viên, người chịu trách nhiệm trực tiếp về sự kiện/chương trình hoặc lãnh đạo bộ phận.

TCBC liên quan đến chiến lược, chính sách bắt buộc phải được sự xem xét của lãnh đạo bộ phận trước khi phát hành.

TCBC là một công cụ quan trọng trong việc đưa thông tin về các hoạt động, sự kiện, tổ chức đến với công chúng thông qua các phương tiện truyền thông, đại diện trực tiếp là các phóng viên. Cùng với sự “lên ngôi” của Internet, có thêm một phương tiện hữu hiệu để chuyển tải nội dung thông cáo báo chí của mình đến đối tượng cần được cung cấp. Theo đây, nội dung TCBC cũng phải có những tiêu chí và cách thức viết riêng khi đưa lên Internet, đặc biệt là được gửi qua thư điện tử (e-mail).

(*)Thông cáo báo chí gửi qua email khác TCBC phát hành ấn phẩm như thế nào? 

1. Trước hết cần chắc chắn xem phóng viên có muốn nhận một thông cáo báo chí qua e-mail hay không. Tuyệt đối tránh nếu phương tiện qua e-mail không được chào đón. Nếu có thể, hãy đề tên thật của họ, sau đó mới đề bút danh nếu cần thiết. Vì nhiều người cho rằng gửi thư điện tử là cách không mấy trang trọng.

2. Tránh tuyệt đối gửi thông cáo báo chí cùng lúc cho nhiều phóng viên bằng cách đánh một danh sách các địa chỉ phóng viên vào dòng “To”, rồi gửi e-mail.

3. Bạn lưu ý không gửi e-mail theo kiểu Attachment để phòng trường hợp người bạn gửi thư đến không mở được file đính kèm. Hơn nữa, những phóng viên bận rộn nhiều khi sẽ để sót thông tin của bạn vì mở Attachment tốn thời gian, chưa kể đến trường hợp Attachment nhiễm Virus.

4. Để xác đinh người phóng viên bạn gửi đã nhận được e-mail hay chưa, bạn không nên sử dụng câu hỏi “Bạn đã nhận được thư chưa?” trong e-mail. Thay vào đó, bạn hãy trực tiếp gọi điện hỏi người phóng viên đó xem còn cần thêm thông tin gì nữa không.

(*)Các bước trình bày TCBC để gửi qua email

1. Thông cáo báo chí gửi qua e-mail, trước hết phải ngắn gọn hơn so với một thông cáo báo chí giấy để thông tin đăng tải có thể hiện trên một hoặc nhiều nhất là hai trang hình. Như vậy, độ dài của một thông cáo báo chí gửi qua e-mail nên chỉ nhiều nhất là 400 từ.

2. Viết một tiêu đề ngắn gọn về nội dung của thông cáo báo chí trên phần tiêu đề của e-mail.

3. Đưa tên của công ty, thông tin liên lạc lên ngay phần đầu của thông cáo, đặc biệt đối với thông cáo nhanh và ngày thông cáo. Hãy cách dòng trước khi viết tiêu đề.

4. Viết tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng. Tiếp tục cách dòng.

5. Viết phần tóm tắt với những thông tin cơ bản: Ai tổ chức sự kiện? Về cái gì ? Ở đâu? Khi nào? Và phải đảm bảo những thông tin này có ngay ở trang hình đầu tiên.

6. Hãy sử dụng tựa đề cho các mục thông tin khi cần thiết.

7. Tránh sử dụng tính từ và những từ thể hiện mức độ tuyệt đối. Hãy viết theo phong cách đơn giản, dễ hiểu và có giá trị tin tức.

8. Có thể nêu lại thông tin liên lạc bao gồm: số điện thoại, fax, e-mail và bất cứ thông tin nào liên quan đến website ở phần cuối của thông cáo.

9. Đặc biệt, e-mail sẽ tạo ra ấn tượng không tốt nếu nội dung của email mắc nhiều lỗi về chính tả hay đánh máy… Một e-mail được viết không cẩn thận sẽ gây cho người nhận một hình ảnh phản cảm về tổ chức của bạn.

Không phải chuyên viên PR nào cũng nắm rõ cách viết một thông cáo báo chí chuẩn mực, súc tích. Đặc biệt khi phương tiện để chuyển tải lại là Internet. Tính chi tiết hoá và tỉ mỉ cũng không thể xem nhẹ khi làm việc này.

Hy vọng những gợi ý trên sẽ góp phần tạo thêm kỹ năng chuyên nghiệp và hiệu quả cho những ai đang hoạt động trong lĩnh vực liên quan và sử dụng công cụ e-mail TCBC.