Cẩm nang doanh nghiệp

Giả sử một ngày nào đó, bạn mệt mỏi với chuyện kinh doanh và muốn nhường quyền điều hành cho con cái, trợ tá hoặc thuê một nhà quản lý chuyên nghiệp để an tâm bước lên chiếc ghế chủ tịch hội đồng quản trị.
Bạn cần có những kỹ thuật gì để tiếp tục đưa sự nghiệp kinh doanh do mình tạo dựng tiếp tục tiến lên một cách bền vững? “Bửu bối” 6Đ sẽ giúp bạn giải quyết phần nào…

Đúng quy trình. Khởi nghiệp kinh doanh khá giống công việc của người khảo sát tìm đường. Phải tìm ra con đường từ những bước đo đạc đầu tiên, sau đó phát quang, san ủi, thi công, và cuối cùng đơn vị thi công bàn giao để đưa công trình vào sử dụng. Để làm tốt công tác khai thác, duy tu bảo dưỡng, đơn vị khai thác và quản lý con đường phải có quy trình vận hành. Tương tự, trước khi bàn giao doanh nghiệp để lên chức “Thái thượng hoàng”, bạn cần thiết lập một quy trình làm việc đúng cho doanh nghiệp.

Theo Franklin Covey, quy trình làm việc đúng giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp làm việc với nhau một cách êm thấm, loại bỏ những hoạt động không làm gia tăng giá trị. Một quy trình vận hành đúng còn tạo được sự linh hoạt để điều chỉnh trước những đòi hỏi (có thể không đoán trước được) của khách hàng, nhà cung cấp vật tư, người lao động, cổ đông, cộng đồng… và cả những bất trắc khác.

Ở VN, rất nhiều hiện tượng trùng lặp quan sát được từ các tổng công ty quốc doanh và một vài doanh nghiệp tư nhân. Đó là, doanh nghiệp thường đổ vỡ khi phát triển lên một bước mới, hoặc mỗi khi thay đổi tổng giám đốc thường phải “xóa bàn làm lại”. Cần phải nói thêm, hiện tượng này thường xảy ra ở các tổng công ty thương mại, xuất nhập khẩu hơn là các đơn vị kinh doanh kỹ thuật. Tuy cần phải điều tra để đưa đến kết luận nhưng có thể cho rằng, đa số sự đổ vỡ là do doanh nghiệp thiếu một quy trình công việc làm nền tảng cho hoạt động kinh doanh.

Rất may là nhiều doanh nghiệp đã sớm nhận ra điều này và đang tích cực xây dựng quy trình công việc. Vấn đề còn lại là giáo dục, huấn luyện để người lao động hiểu và tuân thủ quy trình. Ngoài ra, cần tránh hiện tượng xây dựng quy trình để đánh bóng doanh nghiệp chứ không phải từ quyết tâm muốn cải tổ để tồn tại và phát triển bền vững.

Đúng người. Gần đây, trên các phương tiện truyền thông thường bàn nhiều về chương trình đào tạo, thu hút và đãi ngộ nhân tài. Không nên quá lo lắng về nhân tài mà hãy tự hỏi, chúng ta có sử dụng đúng người cho quy trình công việc chưa? Nói cách khác, hãy tự hỏi: “Nên thuê ai và làm thế nào để nhân viên được huấn luyện, đào tạo cho phù hợp với công việc?”.

Trả lời được câu hỏi này, chúng ta có thể tìm ra một vài giải pháp cho doanh nghiệp. Đối với những công việc khá đặc biệt, cần phải có chính sách ưu đãi để tuyển dụng những người vừa thông thạo kỹ thuật, vừa giỏi ngoại ngữ và có kiến thức về kinh doanh.

Còn lại, những công việc bình thường, sau khi tuyển dụng, doanh nghiệp nên tổ chức các khóa huấn luyện cơ bản để nhân viên thực hiện công việc cụ thể gắn liền những nhiệm vụ chủ yếu được giao trong quy trình. Ngoài ra, cũng nên tạo cơ hội cho cá nhân phát triển và sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau để phát hiện và bồi dưỡng nhân tài.

Đúng cơ cấu tổ chức. Đúng quy trình công việc, đúng người nhưng có được một cơ cấu tổ chức đúng là điều cũng quan trọng không kém. Vì chỉ khi có một cơ cấu tổ chức đúng, hệ thống báo cáo công việc và trách nhiệm của các thành viên mới thông suốt. Cấp quản lý có thể ra quyết định hay nhận được sự phê duyệt mà không bị tệ quan liêu cản trở và mọi người hiểu rõ ai có quyền ra quyết định gì.

Ngoài ra, “đồng thanh tương ứng, đồng khí tương cầu”, con người có nhu cầu cùng làm việc với nhau sẽ tự gắn bó với nhau hay cố gắng để cùng làm việc trong một đơn vị. Đây là cách mà một số công ty và tổ chức như IBM, NASA… thường hay làm. Như các nhóm công tác, trong đó các chuyên gia tự gắn bó với nhau để giải quyết một vấn đề nào đó do tổ chức đặt ra. Nhóm trưởng sẽ tự tuyển đúng chuyên viên để hoàn thành nhiệm vụ. Áp dụng cơ cấu tổ chức này, sẽ giúp nhà quản lý tránh được tình trạng nhận nhân viên theo dạng gửi gắm.

Đúng thông tin. Cơ cấu tổ chức đúng sẽ giúp luồng thông tin trong doanh nghiệp chảy thông suốt. Hơn nữa, do có quy trình công việc đúng, cá nhân trong tổ chức hiểu mình cần thông tin gì và khi nào được nhận thông tin để giải quyết công việc. Vì vậy, khi có đúng thông tin, cá nhân trong đơn vị sẽ hành động kịp thời và có thể ra quyết định đúng.

Để đảm bảo điều này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống thông tin dữ liệu để cho nhân viên truy cập. Ngoài ra, hệ thống thông tin phải bảo đảm chính xác và có thể tiếp cận để ra quyết định.

Đúng quyết định.Ra quyết định đúng trong kinh doanh không những cần thông tin đúng mà còn tùy thuộc vào cách ra quyết định. Đa số doanh nghiệp hiện nay, nhất là doanh nghiệp quốc doanh, thường ra quyết định theo sự đồng thuận của tập thể. Đây là một cách làm đúng nhưng chưa đủ, đặc biệt trong một môi trường kinh doanh biến động và đầy bất trắc.

Vì vậy, nhà quản lý cần biết nhiều cách ra quyết định. Quyết định đúng thường là quyết định được chọn lựa từ một số các phương án và chúng phải được đưa ra bởi những người có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm. Mọi người cần phải rõ ai làm quyết định gì và ở mức độ nào trong doanh nghiệp. Ngoài ra, quyết định đúng khi đưa ra cần được cân nhắc thêm tác động của nó đến nhiệm vụ, giá trị, mục đích và chiến lược của doanh nghiệp.

Đúng phần thưởng. Ai làm tốt cần được khen thưởng và phần thưởng tương xứng với đóng góp nhưng phải tuân theo quy định có trước. Khi khen thưởng cho cá nhân, lãnh đạo cần phải làm sáng tỏ ai được thưởng và vì sao. Phần thưởng đúng sẽ có tác dụng củng cố hành vi tốt mang lại hiệu quả kinh doanh. Người nhận và người chưa có điều kiện được nhận thưởng đều thỏa mãn, tạo động lực cho mọi người tìm kiếm thành công để giành phần thưởng. Phần thưởng phải được mọi người nhận thức là công bằng, đơn giản, rõ ràng và đầy ý nghĩa