Sự xuất hiện của email được đánh giá là đã dẫn đến một cuộc cách mạng trong kinh doanh. Dường như, không một doanh nghiệp nào trên thế giới không sử dụng email trong các công việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên, bên cạnh sự tiện lợi của mình, email cũng khiến nhiều doanh nghiệp “dở khóc dở cười”.
“Ngày nay, công nghệ thông tin đã đi sâu vào những hoạt động kinh doanh tưởng chừng như nhỏ bé nhất. Bạn sẽ không thể làm việc được nếu thiếu email. Nhưng bạn cũng phải rất cẩn thận với con dao hai lưỡi này đấy”, John Chamber, giám đốc điều hành Cisco, đã phát biểu như vậy trong một triển lãm công nghệ thông tin tại New York.
Những năm đầu của thế kỷ 21, thế giới chứng kiến rất nhiều vụ bê bối trong kinh doanh. Và sẽ không hoàn toàn chính xác nếu mọi người quy hết mọi trách nhiệm cho các ông chủ tham lam và thủ đoạn gian lận kế toán khôn lường. Nhiều người khi đứng trước “vành móng ngựa” còn khai ra một kẻ đồng phạm khác đó là email. Đối với những vụ gian lận trong kinh doanh, nhiều khi email là thứ vũ khí nguy hiểm nhất lại các công ty. Email thường được các công tố viên sử dụng như những công cụ hữu hiệu nhất để tìm ra các bằng chứng. Mark Lashe, một công tố viên tại Anh đã nói: “Chúng tôi coi emai như là ADN của các công ty, sợi tóc duy nhất để lại trong hiện trường đảo ngược cả vụ án”. Còn Garry Mathiason, chủ hãng luật Little Mendelson biện hộ cho những tập đoàn lớn trong các vụ kiện về nhân công cho biết: “Tôi không nghĩ có vụ nào chúng tôi đảm trách hiện nay mà phía nguyên đơn không đưa ra vài bằng chứng là email”.
Nút buộc khó tháo
Thực tế cho thấy các công ty dang rơi vào thế tiến thoái lưỡng nan: họ không thể sống mà không có email. Một mặt, email ngày càng như một cánh chim hải âu pháp lý, một cách lần theo vết tích nhanh nhất đến nơi mất uy tín cộng đồng. Mặt khác, email là công nghệ kinh doanh quan trọng nhất từ sau phát minh ra điện thoại. Khó mà kể hết những giá trị to lớn của email trong việc cho phép các văn phòng xa nhau hàng nghìn km giao tiếp với nhau, cũng như cho phép các nhân viên có thể làm việc từ bất cứ nơi đâu. Email còn giải phóng nhân viên khỏi những giờ điện thoại giao dịch dài dằng dặc và cho phép công ty chuyển dễ dàng và nhanh chóng các văn bản lớn mà không cần phải lo máy fax bận. Nếu bạn còn thực sự chưa rõ về công nghệ này đã đi vào cuộc sống kinh doanh nhiều như thế nào, hãy tự hỏi lại mình xem mỗi ngày bạn check mail mấy lần để phục vụ công việc?
Vấn đề đặt ra là làm sao để dung hoà hai quan điểm đối lập: rằng email là một đấng cứu tinh nhưng cũng đồng thời là mối hoạ? Điều này thực sự không dễ dàng gì và có lẽ đang là một trong những câu hỏi hóc búa nhất mà các công ty thời nay đang phải đối măt.
Email là gì mà như một loại huyết thanh điện tử sự thật vậy? Cách đây vài năm, các nhà nghiên cứu của đại học Texas làm một cuộc thử nghiệm. Họ đề nghị những người tham gia ngồi trong từng phòng riêng và trả lời một loạt các câu hỏi riêng tư. Những người này phải nói vào một micro để thu lại những gì họ nói và họ viết trước điều đó. Nửa trong số này ngồi trong những phòng phía trước có gương soi, nửa còn lại thì không. Kết quả những người trong các phòng không gương tự nguyện nói nhiều hơn và bộc lộ về bản thân nhiều hơn. Email thực chất cũng có thể coi là hình thức giao tiếp một chiều, nghĩa là cũng chuyển tải một cảm xúc tương tự những đối tượng không ngồi trước gương kia. Điều đó có thể giải thích cho xu hướng “xưng tội điện tử” hiển nhiên trong mỗi chúng ta. Theo cuốn Alphabet to Email: “How written Evolved and Where It’s Heading”, nhà ngôn ngữ học Naomi Baron viết rằng 25 năm nghiên cứu của ông cho thấy “người ta đưa ra nhưng thông tin đầy đủ và chính xác hơn về bản thân mình khi điền vào những bảng câu hỏi sử dụng trên một máy tính hơn là hoàn thành một bản tương tự trên giấu hay qua một cuộc phỏng vấn trực tiếp”. Sự khác nhau đặc biệt đáng kể khi thông tin đó là nhạy cảm đối với cá nhân hay đối với công ty. Đó quả là một tin tốt lành đối với các uỷ viên công tố và những người phụ trách chuyên mục tư vấn nhưng lại là cơn ác mộng cho ưu thế của một công ty.
Tồn tại hay không tồn tại?
Nhiều nhà quản lý công ty kết luận rằng giải pháp tốt nhất cho mớ rắc rối này là cứ xoá cả loạt. Nếu công việc kinh doanh không phải là một trong hai nghề môi giới hay chăm sóc sức khoẻ, những nghề có quy định cụ thể phải lưu hồ sơ trong một thời hạn nhất định thì các công ty có thể xoá email bất cứ khi nào họ muốn miễn là theo đúng thể thức. Vì thế mà các công ty ngày nay có xu hướng dọn sạch hầm chứa điện tử của mình, thông thường là cứ sau 30-90 ngày lại xoá sạch các email từ máy chủ.
Những công ty khác giới hạn dung lượng chứa email cá nhân. Ví dụ, hãng Boeing chỉ cho phép nhân viên chứa 15 MB email cá nhân trong inbox của họ. Vượt quá giới hạn này, hệ thống đó sẽ không cho phép họ gửi thêm bất cư smột email nào. Về lý thuyết, các nhân viên sẽ sáng suốt loại bỏ những thông điệp không còn hữu ích nữa.
Những đợt xoá thư đó không xoá nhoà được những tin nhắn được lưu trong ổ cứng của nhân viên; không xoá được những thông điệp mà họ đã in ra hay lưu vào hồ sơ và càng không thể xoá những email đã được chuyển đến những người bên ngoài công ty. Nói cách khác, một lượng email khổng lồ sẽ sống sót.
Nếu huỷ không được thì kiểm soát email có phải là giải pháp cứu rỗi? Theo Epolicy Institute, một công ty nghiên cứu và tư vấn tại Columbus, hiện nay 47% các công ty đã tiến hành kiểm soát email. Có điều đây là chuyện rất tế nhị và người giám sát cũng có thể bị giám sát. Theo IDC, các công ty đã chi 239 triệu USD cho việc kiểm soát các email có định hướng nội dung trong năm 2003, trong khi số tiền dành cho các phầm mềm chống virus là 1,67 tỷ USD. IDC dự đoán doanh số phần mềm kiểm soát email sẽ tăng lên 662 triệu USD vào năm 2006.
Cũng như chiếc điện thoai, email thường bị chỉ trích bởi những thay đổi mang tính phát triển lâi dài mà nó không nhất thiết tạo ra (dù góp phần thúc đẩy). Đó là sự chồng chéo ngày càng tăng giữa sự tiện lợi và những hậu quả mà nó có thể mang lai cho các công ty. Hai điều này đã tạo nên xu hướng thường xuyên sử dụng email nhưng đồng thời phải cảnh giác với nó. Paul Saffo thuộc Viện nghiên cứ For Future cho biết: “Đến lúc chúng ta cần ghìm chặt cả bốn góc của email xuống thì hoạt động của các công ty sẽ suôn sẻ hơn. Và có trời mới biết phải làm gì để đạt được điều đó!”.
Theo bwportal
