8 nguyên tắc điều khiển nhân viên đi đúng hướng ( Phần 2 )

Người Hy Lạp cổ đại có một câu châm ngôn: “Khi nghe Aschines nói, mọi người thường giễu anh ta: “Hãy xem kìa, anh ta nói mới hay làm sao!”, nhưng sau khi nghe Demosthenes nói, mọi người liền hưởng ứng lời nói của ông bằng cách: “Hãy hành động để chống lại vua Philip!”.

Hành động sẽ trở nên có ý nghĩa hơn nếu nó được thúc giục bằng những cảm xúc bên trong con người. Một mình cảm xúc thôi thì không thể làm được điều gì cả. Nhưng hành động có cảm xúc sẽ là hành động mang lại kết quả. Trong trường hợp này, cảm xúc trở thành một chất xúc tác mang lại hiệu quả cho hành động. Những nhà lãnh đạo chỉ tìm thấy rất ít ý nghĩa trong công việc của họ, sẽ không thể trở thành nhà lãnh đạo thực thụ và nên từ bỏ công việc của mình.

Những lý do mà bạn đưa ra để thúc đẩy nhân viên hành động cũng phải có ý nghĩa đối với họ. Nếu lý do đó xuất phát từ lợi ích cá nhân bạn mà không phải là tiếng nói đại diện cho quyền lợi và lợi ích của các nhân viên trong công ty bạn, thì hành động mà nhân viên của bạn thực hiện sẽ không thể mang lại kết quả mỹ mãn. Do đó, lý do mà bạn đưa ra phải có ý nghĩa đối với họ và xuất phát từ nhu cầu của chính họ. Trước khi bạn đặt thách thức của công việc lên vai các nhân viên, hãy xác định chính xác nhu cầu và các vấn đề mà họ quan tâm.

Nhu cầu của con người chính bắt nguồn từ thực tế cuộc sống. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo bảo thủ, rõ ràng bạn sẽ không cần biết nhu cầu của nhân viên trong công ty mình là gì. Bạn chỉ đơn giản muốn thể hiện và áp đặt quan điểm lãnh đạo của cá nhân mình. Nhưng nếu bạn muốn tạo ra động lực thúc đẩy hành động vì lợi ích chung của công ty ở họ, bạn cần phải hiểu biết cách áp dụng nguyên tắc này. Bởi vì động cơ của họ không phải là sự lựa chọn của bạn, nó phải là sự lựa chọn của chính họ. Vai trò của bạn là truyền tải thông điệp mà bạn muốn qua giao tiếp, nhưng hành động của nhân viên phải có động cơ thúc đẩy xuất phát từ nhu cầu.

Kiên nhẫn là một đức tính tốt, nhưng nó cũng dễ trở thành một cái bẫy. Sự gấp rút, khẩn cấp trong lời nói sẽ khiến thời gian hoàn thành công việc được nhân lên gấp bội. Một sĩ quan chỉ huy 100 binh sĩ thuộc La Mã cổ đại đã nói, bí mật truyền dẫn tính khẩn cấp trong quân đội được gói gọn bằng một câu tuy hơi thô thiển song rất hiệu quả. Đó là: “hãy thúc vào đít họ”. Câu nói này ngày nay vẫn được các nhà lãnh đạo bảo thủ sử dụng như là một bảo bối kêu gọi nhân viên hành động. Nó không tạo ra một cảm giác mang tính vật chất nhưng xét ở góc độ tâm lý, nó cũng có những tác dụng nhất định.

Việc thử kêu gọi tính cấp bách bằng việc sử dụng nguyên tắc của vị sĩ quan chỉ huy nói trên sẽ ít có hiệu quả hơn nhiều so với cách tạo ra tính khẩn cấp trong công việc xuất phát từ động cơ thúc đẩy bên trong con người.

Sau đây là một tiến trình đúng đắn khiến nhân viên khẩn cấp hoàn thành công việc:

– Xác định nhu cầu của họ;

– Nhìn ra những vấn đề bên trong nhu cầu của họ;

– Đưa ra những giải pháp cho vấn đề đó.

Sau khi thực hiện được ba bước này, bạn sẽ dễ dàng đạt được điều mà bạn muốn một cách nhanh nhất.

Ví dụ, trong một trường đào tạo sĩ quan cảnh sát, một giáo viên vào lớp học và đưa ra một thông điệp trên giấy là “HÃY LÀM TRỐNG TRƠN CĂN PHÒNG NÀY NGAY LẬP TỨC”. Học viên đầu tiên nhận được thông điệp này, đã ra lệnh cho các bạn đồng nghiệp rời khỏi phòng. Nhưng chỉ rất ít học viên rời khỏi căn phòng còn phần lớn thì vẫn ở lại.

Người giáo viên tiếp tục đưa tờ giấy ghi thông điệp này cho học viên thứ hai. Học viên này cũng vẫn bằng cách yêu cầu các bạn cùng lớp rời khỏi căn phòng, nhưng cũng chỉ có rất ít người thực hiện yêu cầu của anh ta, còn hầu như mọi người vẫn tiếp tục ở lại căn phòng.

Cuối cùng, khi người giáo viên đưa tờ giấy ghi thông điệp này cho học viên thứ ba, học viên này đã nhanh chóng hiểu ra vấn đề nằm ở chỗ làm sao xác định được nhu cầu của mọi người hiện tại là gì và muốn tất cả rời khỏi căn phòng này phải đưa ra cách giải quyết nhu cầu đó. Anh ta đã nói một câu và ngay lập tức căn phòng trở nên trống trơn, đó là: “Đã đến giờ nghỉ ăn trưa!”.

Con người thường có thiên hướng sẵn sàng hành động hăng hái nếu như hành động đó gắn liền với một nhu cầu nào đó của họ cần được giải quyết. Bằng cách đặt câu hỏi, bạn có thể xác định được những nhu cầu đó. Một khi đã xác định chính xác nhu cầu, con đường đến đích mà bạn muốn, coi như đã đi được một nửa.

Tất cả mọi hành động bạn muốn nhân viên cấp dưới thực hiện phải có thời hạn rõ ràng. Nếu không, nó có thể sẽ trở thành vấn đề thứ yếu đối với họ, và họ sẽ không bị bắt buộc phải thực hiện nó. Hãy luôn luôn kiểm soát bản thân khi bạn muốn tạo ra động lực thúc đẩy nhân viên cấp dưới hành động, bằng cách đặt ra một câu hỏi với chính mình: “Không biết mình đã đưa ra thời hạn cho hành động này chưa nhỉ?”. Nếu câu trả lời là không, thì việc đầu tiên bạn phải làm là ra thời hạn cho hành động này ngay lập tức.

Động lực làm việc của nhân viên thường được che giấu đằng sau tầm mắt của bạn. Nó sẽ được bộc lộ thực sự sau khi bạn đi khuất. Rất nhiều nhà lãnh đạo đã nhận được “bộ mặt giả tạo” từ những con người mà họ đang lãnh đạo. Khi đứng trước mặt bạn, họ gật đầu và nói: “Vâng, thưa ông, tôi sẽ thực hiện đúng những gì mà ông yêu cầu”, nhưng sau lưng bạn, họ lại nói: “Không bao giờ tôi lại làm điều đó”. Khi vắng sự có mặt của bạn, họ sẽ làm những gì mà họ muốn, chứ không phải những gì mà bạn muốn. Vì vậy, hãy đảm bảo chắc chắn những hành động mà bạn yêu cầu nhân viên làm phải có thông tin phản hồi, và khi đó bạn sẽ nhận biết được họ có hành động đúng như bạn yêu cầu hay không.

Đối với những nhà lãnh đạo thì không gì quan trọng hơn kết quả công việc, mà kết quả công việc lại đến từ hành động của mọi nhân viên trong công ty. Nhưng thật đáng tiếc là hầu như nhiều nhà lãnh đạo đã không khuyến khích và tạo ra động lực khiến nhân viên làm việc hết khả năng của mình. Lý do là họ đã không hiểu hành động thực sự xuất phát từ đâu và áp dụng sai phương thức khuyến khích nhân viên hành động đúng, hoặc nhiều khi họ đã áp dụng đúng nhưng lại quá lạm dụng chúng.

Vì vậy khi nói với nhân viên cấp dưới về mục đích và phương thức hành động, hãy sử dụng tám nguyên tắc trên đây và bạn sẽ thu được kết quả tốt.