Để tuyển được nhân viên bán hàng phù hợp

Sự thiếu kết nối tồn tại giữa các nhà quản lý bán hàng và những người được tuyển dụng chính là nguyên nhân dẫn tới các thách thức cho cả hai. Tuy nhiên, họ có thể cùng nhau giải quyết được vấn đề phát sinh này bằng cách tạo ra chương trình thẩm tra nhân tài bán hàng của công ty.

Việc thẩm tra ứng viên này là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất mà các nhà quản lý cũng như những người được tuyển dụng đều phải đối mặt. Hầu hết mọi người sẽ nói rằng việc thẩm tra nhân tài bán hàng là nhiệm vụ cam go nhất. Tại sao vậy? Đơn giản vì những người bán hàng đều được đào tạo để có sức thuyết phục. Thế nên, họ đều biết làm thế nào để đưa ra những câu trả lời vừa ý nhất cho các câu hỏi. Có khi còn nản chí hơn nếu phỏng vấn những người bán hàng làm việc cho một đối thủ cạnh tranh bởi họ đều biết những vụ bàn tán xôn xao trong ngành cũng như từ ngữ chuyên môn của ngành. Điều đó khiến cho thách thức ngày càng trở nên khó khăn hơn nhiều. Nhưng đừng buồn phiền! Bởi dẫu cho đó có là công việc được tiến hành thậm chí ngay cả trước khi bạn nhìn vào lý lịch của ứng viên thì việc thẩm tra nhân tài bán hàng thành công vẫn là điều có thể thực hiện được. 

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất mà một công ty có thể phải thực hiện đó là phát triển được một chương trình thẩm tra nhân tài bán hàng. Điều này giúp tập trung vào mặt sáng kiến. Sứ mệnh của chương trình này là cung cấp dữ liệu cho phép đưa ra tiêu chuẩn đánh giá khả năng thực sự của ứng viên ngược với hồ sơ được mong muốn. Hãy nghĩ về việc trình bày và xác định rõ ràng một cách hài hòa – điều đó có nghĩa là có một người bán hàng phù hợp.

Ngoài ra, những dữ liệu về tiêu chuẩn đánh giá đó nên được tổ chức thành dạng văn bản đầy đủ nhằm chỉ ra từng bước các thành phần của chương trình tìm kiếm. Vì thế, tốt nhất là hãy xác định xem ai là người sẽ tham gia phỏng vấn các ứng viên cũng như vai trò của họ trong quá trình phỏng vấn. Bên cạnh đó, nên định rõ những công cụ sẽ được sử dụng cũng như mục đích của chúng. Và dưới đây chính là bảy thành phần quan trọng tạo nên một chương trình thẩm tra nhân tài bán hàng hiệu quả. 

Điều luôn gây ngạc nhiên cho chúng ta đó chính là không biết bao nhiêu công ty đã kỳ công tổ chức được các hồ sơ dưới dạng văn bản đầy đủ về khách hàng lý tưởng của họ. Tuy nhiên, rất ít công ty có được một hồ sơ về người bán hàng lý tưởng của mình. Vậy làm thế nào bạn có thể tìm kiếm được khi bạn không biết cái bạn đang định tìm kiếm là gì? 

Do đó, hồ sơ này nên được trình bày chi tiết một cách đầy đủ. Một số mục cần phải được chỉ rõ trong hồ sơ là kinh nghiệm mà bạn mong chờ ứng viên đó thực sự có được cũng như những kỹ năng mà ứng viên đó nên sẵn có cùng những kỹ năng mà bạn KHÔNG sẵn sàng truyền dạy cho họ.

Sự thiếu vắng một hồ sơ được xác định đầy đủ về người bán hàng lý tưởng chính là nguyên nhân phổ biến nhất của những nhà quản lý bán hàng tồi. Và đó cũng chính là điểm gây thất vọng lớn nhất giữa các nhà quản lý bán hàng với những người được tuyển dụng. Bởi trong thực tế, nhiều người được tuyển dụng thường phàn nàn rằng họ cảm thấy mình như những mũi phi tiêu bị những người bịt mắt ném đi chỉ vì họ có quá ít tiêu chí đáp ứng được một hồ sơ mong muốn. 

Trong bán hàng có một câu thành ngữ cổ rằng: “Thời gian cam go nhất để bán được hàng đó chính là khi bạn thực sự cần một người biết bán hàng.” Và điều đó cũng hoàn toàn đúng trong việc tuyển dụng. Khi bị khuyết đi một vị trí trong đội ngũ bán hàng thì điều có nghĩa rằng đã tới lúc luyện tập “cả hai tay đều sẵn sàng” để lấp đầy chỗ trống đó bởi trong khi vị trí bán hàng bị khuyết thì cũng đồng nghĩa rằng các mục tiêu về doanh thu cũng bị rơi vào tình trạng bấp bênh. Điều này nhiều lúc dẫn tới việc quên chuẩn bị hồ sơ về hồ sơ người bán hàng lý tưởng trong khi quan tâm tới việc lấp đầy chỗ trống. Vì thế hãy bình tĩnh một chút, đừng quá nôn nóng, bởi vị trí trống sau đó sẽ nhanh chóng lại bị bỏ trống trở lại nếu người được tuyển dụng tiếp theo không đáp ứng phù hợp theo yêu cầu về bán hàng. 

Do đó, việc tuyển dụng bán hàng là một sự luyện tập quanh năm. Còn nguồn lực bán hàng tốt nhất luôn trong tình trạng thiếu vắng nhân tài bán hàng sáng giá. Hãy tìm một công ty có khả năng nhận biết được ứng viên sáng giá đáp ứng được hồ sơ của họ nhưng lại không tìm ra được cách để thuê được ứng viên đó. Đây là một tỷ lệ hiếm khi xảy ra. Bởi vì các đội ngũ bán hàng đều được xoay vòng theo định hướng hoặc của công ty hoặc của người lao động. Do đó, cách tốt nhất là phải sẵn có một hồ sơ ứng viên hơn là bắt đầu chuẩn bị trong quá trình tuyển dụng các ứng viên khi một vị trí bị khuyết. Những quyết định tuyển dụng ngu dốt chỉ được đưa ra trong tình trạng tuyệt vọng lấp đầy chỗ trống mà thôi. Dẫu biết vị trí đó còn khuyết ngày nào thì chi phí của công ty bị tốn thêm ngày ấy. Song, chi phí còn tốn nhiều hơn nếu vị trí đó được lấp đầy bởi một người không hề phù hợp với nó. 

Vì mục đích của quá trình này là dùng cho cả hai khía cạnh để có đủ khả năng xác định xem liệu sự hòa hợp rõ ràng có nên được thiết lập hay không mà một kỹ thuật tuyệt vời được áp dụng chính là việc phỏng vấn ngược – đây là một cuộc phỏng vấn được một thành viên của đội ngũ bán hàng thực hiện, người sẽ trở thành bạn của ứng viên nếu ứng viên đó được thuê. Do tính chất quan trọng như vậy mà những cá nhân được lựa chọn tham gia thực hiện bước này phải là những người trung thành với công ty cũng như phải có tầm hiểu biết và gây được ấn tượng yêu thích.

Tuy nhiên, không giống những cuộc phỏng vấn truyền thống, “người phỏng vấn” không đưa ra bất kỳ câu hỏi nào về ứng vên (như chúng ta biết thì điều đó dễ gây cho người được phỏng vấn thấy lâm vào tình thế khó khăn nếu bị hỏi những câu hỏi trái khoáy). Do vậy mà chẳng ứng viên nào muốn những người không được đào tạo lại đi đặt câu hỏi cả. Hơn nữa, sự luyện tập “không còn nghi ngờ gì nữa” này có hai mục đích khác nhau. Thứ nhất là để đưa ra cho ứng viên một cơ hội đặt những câu hỏi về người sẽ trở thành bạn của họ nếu họ được thuê. Nhưng bản chất thì thực ra đó chính là cách để có được sự hình dung tốt hơn về cuộc sống công việc hàng ngày sau này của mình. Còn điều thứ hai chính là để xem ứng viên đã chuẩn bị như thế nào cho một cuộc bán hàng thực tế.

Còn sau đó, hãy tạo ra một cuộc thẩm định với “người được phỏng vấn ngược” để xem họ đã đặt ra những câu hỏi nào. Và như vậy, bạn có thể xác định được xem liệu ứng viên đó đã biết nắm bắt lợi thế của cơ hội đưa ra chưa? Có biết đưa ra những câu hỏi đã được chuẩn bị và có sự hiểu biết sâu sắc không? Hãy yêu cầu họ viết ra câu trả lời. Nếu họ không làm thì kiểu chuẩn bị của họ dành cho một cuộc bán hàng thực tế sẽ là gì? Và liệu họ thực sự quan tâm tới công việc này như thế nào? 

Thường thường, nhiều ứng viên đều được thẩm tra vào cùng một vị trí công việc. Vì thế nên điều này tạo ra nhu cầu có thể cạnh tranh giữa các ứng viên với nhau về mặt tạo hồ sơ tuyển dụng. Để làm được điều này cần có một bộ chuẩn các câu hỏi phỏng vấn cần thiết. Tài liệu đó sẽ được sử dụng trong suốt cuộc phỏng vấn và được xem lại sau khi một ứng viên rời khỏi văn phòng. Những câu hỏi này không được đặt ra dành cho những câu trả lời đúng hay sai, mà chúng được đặt ra để xem liệu quá trình suy nghĩ của ứng viên đó có phù hợp với những yêu cầu của doanh nghiệp cũng như với hồ sơ về người bán hàng lý tưởng của bạn không. 

Khi đưa ra bản danh sách các câu hỏi dành cho phỏng vấn thì cách hay nhất là hãy thêm vào những kịch bản ví dụ về bán háng điển hình trong môi trường của bạn. Ví dụ như: “Khách hàng của bạn không chấp nhận mức giá mà bạn đưa ra. Bạn sẽ làm gì?”. Khi ứng viên trả lời được những câu hỏi như vậy, bạn hãy khoanh tròn vào những câu hỏi đó để biết được ứng viên đó làm được gì vì: “Trong tất cả những nghề nghiệp mà bạn có thể lựa chọn, tại sao bạn lại chọn nghề bán hàng?” 

Bạn hầu như có thể hình dung được sự khó khăn nhường nào để đưa ra được những câu hỏi thể hiện được sự xác định hài hòa rõ ràng sẽ hiệu quả nếu như bạn không có một hồ sơ thể hiện được sự so sánh trái ngược bởi điều đó sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều (thông thường với trường hợp tuyển dụng người bán hàng sẽ có một bộ chuẩn 28 câu hỏi dành để phỏng vấn ứng viên vào lĩnh vực này.) 

Còn cách nào tốt hơn để nhận biết được liệu ai đó có phù hợp với môi trường bán hàng của công ty bạn là thử đặt họ vào đúng vị trí đó không? Mà để làm được điều này hiệu quả, bạn cần tạo ra một kịch bản cho ứng viên và hay nhất là hãy đưa cho họ kịch bản đó trước một ngày để ai cũng có thể có thời gian chuẩn bị. Vì thế, mọi ứng viên đều nên được cung cấp lượng thông tin như nhau về một người bán hàng chính thức trong công ty bạn ra sao trước khi tiến hành một cuộc giả bán hàng. 

Còn với những thành viên trong công ty tham gia vào sự luyện tập này thì nên được tập dượt qua một chút. Sở dĩ chỉ là “một chút” thôi vì chắc chắn bạn không muốn mọi chuyện trở nên quá khô khan đến nỗi không còn thật nữa phải không bởi nếu không có bất kỳ sự tập dượt nào thì rất khó có thể diễn theo kịch bản được. 

Điều cuối cùng bạn phải làm cho tốt đó chính là một bản tổng sắp tỉ số. Hãy biết rằng điều bạn đang trông thấy chính là để đánh giá cả quá trình và tính điểm một cách phù hợp. Và nếu vậy thì chúng có thể tạo ra được một bản phân tích các nhu cầu một cách thấu đáo không? Chúng có xác định được các thách thức mà hoàn cảnh đó phải đối mặt chưa? Hay bạn có mua được hàng theo kịch bản đó không? 

Có vô số công cụ hết sức hữu ich trong quá trình thẩm tra đối với cả về kỹ năng lẫn tính cách cá nhân. Tuy nhiên, chỉ có một số ít, nếu có, là những công ty đánh giá trực tuyến đưa ra các công cụ của mình mà được phép sử dụng để đưa ra quyết định tuyển dụng. Và ứng dụng phù hợp nhất được dùng như một phần dữ liệu bổ sung trong chương trình thẩm tra nhân tài bán hàng. 

Linda Moeller, giám đốc sản phẩm của Employee Continuum, từng chứng kiến những công ty sử dụng công cụ tuyệt vời đó một cách thiếu chính xác. Cô cho biết: “Chúng tôi từng chứng kiến nhiều tổ chức thất bại khi lấy ngữ cảnh của một tổ chức để đưa ra quyết định đánh giá về sự thích ứng quan trọng nhất. Ví dụ như nhiều tổ chức đều giả định rằng việc thực hiện một sự đánh giá bán hàng sẽ đảm bảo được họ đã cải thiện được những người thực hiện bán hàng. Điều này hoàn toàn không phải là trường hợp cần thiết. Một ví dụ khác đó là các tính cách cá nhân đòi hỏi một người bán hàng để bán đồ văn phòng phẩm hoàn toàn khác so với những đòi hỏi tương tự ở một người bán háng bán các vật dụng cần thiết cho một phòng khám răng. Và như vậy, để có được thành công, một tổ chức cần phải cân nhắc kiểu quan hệ mà họ có với các khách hàng của mình cũng như năng lực cần thiết để làm cho những mối quan hệ đó ngày càng trở nên bền vững hơn.” 

Viết là cả một nghệ thuật đã bị mất. Tuy nhiên, ngày nay chúng ta hầu hết đều đang sử dụng nghệ thuật đó để truyền thông nhiều hơn so với trước đây – đó chính là viết thư điện tử. Và liệu còn có điều gì tồi tệ hơn nữa khi gửi đi một lá thư điện tử được viết một cách ngớ ngẩn để bàn về một thương vụ? Điều đó hoàn toàn không nằm ở vấn đề sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn tốt như thế nào, mà là ở chỗ công ty bạn lúc này trông đang nhếch nhác và không chuyên nghiệp một chút nào. 

Một kỹ thuật hiệu quả trong việc thẩm tra nhân tài bán hàng chính là áp dụng việc viết một kế hoạch kinh doanh siêu nhỏ. Khi ứng viên hoàn thành một cách xuất sắc tất cả những bước ở trên trong cả quá trình thì bây giờ là lúc yêu cầu họ đưa ra một bản kế hoạch kinh doanh chỉ được phép trong một trang giấy nhằm cho thấy họ thực sự phù hợp với công việc này tới mức nào. Và hãy nhắc lại cho họ đủ ba lần rằng bạn chỉ xem bản kế hoạch kinh doanh đúng một trang giấy mà thôi và hãy hỏi họ xem khi nào họ có thể gửi cho bạn. Và trong tất cả những kỹ thuật về tuyển dụng người bán hàng được nhiều nơi áp dụng trong nhiều năm qua thì đây chính là một trong những cửa ải khiến phần lớn ứng viên bị đánh bại. 

Tuy nhiên, kỹ thuật này cho phép bạn đánh giá được một số khía cạnh quan trọng sau:

Tóm lại, việc có được một chương trình thẩm tra nhân tài bán hàng có rất nhiều lợi ích. Ảnh hưởng rõ rệt lớn nhất là doanh thu bán hàng ngày càng tăng hơn do bạn đã có được một đội ngũ bán hàng hiệu quả cũng như một sự hạn chế việc xoay vòng nhân sự và đó chính là điều không thể thiếu để giúp cho sự tồn tại của bất kỳ công ty nào.